So halten Sie die Balance zwischen Outsourcing und Eigenaktivitäten
In Sachen Outsourcing in Internetunternehmen gilt es immer, eine möglichst vorteilhafte Balance zu erzielen. Wann delegieren angesagt und sinnvoll ist und welche Kompetenzen Sie selbst behalten sollten, erfahren Sie bei uns.
Selbermachen oder doch lieber delegieren: Diese Frage stellt sich für jeden Internetunternehmer fast täglich neu. Es hat viele Vorteile, Kernkompetenzen im eigenen Unternehmen zu kultivieren. Günstiger und planbarer arbeitet man aber häufig, wenn man sich entscheidet, bestimmte Bereiche per Outsourcing darzustellen. Wir beleuchten die Vor- und Nachteile und geben Ihnen passende Empfehlungen.
Outsourcing im Online-Handel: Ein interessantes Modell
Der Online-Handel ist für den Unternehmer mit einer ganzen Reihe an anspruchsvollen und teilweise schwierigen Aufgaben verbunden. Allerdings müssen nicht alle beruflichen Herausforderungen und Kompetenzbereiche auch tatsächlich unbedingt im eigenen Unternehmen dargestellt werden. Das entscheidende Stichwort in diesem Zusammenhang lautet Outsourcing.
Hiermit sind geschäftliche Aufgabenbereiche gemeint, die an externe Partner ausgelagert werden, um dadurch eigene Ressourcen zu schonen. Outsourcing ist eine sehr weit verbreitete Vorgehensweise, wenn es darum geht, ein Unternehmen auf besonders effiziente Art und Weise zu führen.
Übrigens nutzen Sie Outsourcing bereits, auch wenn Ihnen das nicht bewusst ist. Nehmen wir zum Beispiel den Steuerberater, der für Ihr Unternehmen tätig ist. Im Prinzip könnten Sie nämlich dessen Aufgabenbereich auch in Eigenregie ausführen. Man entscheidet sich dennoch dazu, dies einem externen Experten zu übertragen.
Auf der einen Seite nutzen wir auf diese Weise die Arbeitskraft eines Dienstleisters und sparen selbst erheblich viel Zeit. Auf der anderen Seite gehen wir aber auch davon aus, dass der qualifizierte Steuerberater diesen Aufgabenbereich besser erledigen kann, als es uns möglich wäre. Wahrscheinlich ist es darüber hinaus sogar so, dass der Steuerberater rein finanziell mehr bringt, als er kostet. Es ist also in diesem Fall absolut sinnvoll, mit dem Modell Outsourcing zu arbeiten.
In einigen Bereichen ist Outsourcing äußerst sinnvoll
Im Online-Handel gibt es viele verschiedene Arbeitsbereiche, bei denen es sich anbietet, über eine solche Form der Auslagerung nachzudenken. Wir werden uns im nächsten Kapitel noch damit beschäftigen, wie es aussieht, wenn wir die Logistik per Outsourcing vergeben. Diesen Bereich sparen wir an dieser Stelle daher aus. Wir beschäftigen uns stattdessen mit Tätigkeiten, bei denen man nicht sofort auf Outsourcing kommt.
Denken Sie zum Beispiel an den Kunden-Support. Viele Verbraucher, die mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten, benötigen Informationen, die durch einen einfachen Blick in Ihr Backoffice von mehr oder weniger jeder beliebigen Person weitergegeben werden können. Hier stellt sich daher die Frage, ob es nötig ist, Ihre eigenen Mitarbeiter mit diesem Thema zu belasten.
Oder denken Sie an die Erstellung von Texten für Ihren Shop. Wenn es Ihnen selbst an Zeit, Lust oder an Talent mangelt, dann ist es eine sehr gute Idee, diesen Bereich an einen externen Experten auszulagern. Dasselbe gilt übrigens für die Erstellung von Fotos oder von Videos für Ihren Shop. Auch hier ist es sinnvoll, über Outsourcing nachzudenken. Sie werden feststellen, dass es im E-Commerce viele Bereiche gibt, bei denen es durchaus mit Vorteilen verbunden ist, wenn Sie sie nicht selbst erledigen.
Eigene Logistik oder Fulfillment-Dienstleister
Kommen wir zu einem der wichtigsten Arbeitsbereiche im Online-Handel, der diese Branche vor allem vom stationären Handel unterscheidet. Die Rede ist an dieser Stelle von der Logistik. Diese beinhaltet hauptsächlich die Annahme von Warenlieferungen, Lagerung, Kommissionierung und den Versand von Produkten sowie die Annahme und Verarbeitung von Retouren.
Dieser Tätigkeitsbereich verschlingt besonders viele Ressourcen. Sie benötigen nämlich zunächst einmal die passende Lagerfläche. Darüber hinaus sind geeignete Mitarbeiter und alle erforderlichen Materialien unabdingbar. Und genau hieraus ergibt sich schnell ein massives Problem, unter dem viele Unternehmer im Bereich E-Commerce stark zu leiden haben.
Bei den genannten Ressourcen handelt es sich nämlich um solche, die mengenmäßig ständig an den jeweiligen Bedarf angepasst werden müssen. Ein Beispiel hierzu. Sagen wir, dass der Platzbedarf Ihres Lagers zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit bei 150 Quadratmetern lag. Sie hatten Glück und konnten einen in der Größe passenden Raum ganz in der Nähe Ihres Büros anmieten. Nun erweitern Sie allerdings Ihr Sortiment, während Ihre Geschäfte gleichzeitig gut laufen.
Eine erneute Analyse zeigt, dass Ihr Raumbedarf inzwischen bei 250 Quadratmetern liegt. Was ist jetzt zu tun? Mieten Sie ein zweites Lager in der fehlenden Größe von 100 Quadratmetern an und haben künftig mit all den Problemen zu kämpfen, die sich aus mehreren Betriebsstätten ergeben? Oder geben Sie Ihre bisherigen Flächen auf und mieten direkt einen neuen Raum von 250 Quadratmetern?
Vielleicht haben Sie einen langfristigen Mietvertrag abgeschlossen und kommen aus der ersten Vereinbarung gar nicht so schnell heraus. Außerdem müssen Sie in diesem Fall für die Umzugskosten aufkommen. Und wer sagt Ihnen, dass der Flächenbedarf nicht bereits im kommenden Jahr noch deutlich höher liegt und Sie das Lager dann schon wieder erweitern müssen? Sie sehen, worauf wir hinaus wollen. In Bezug auf die Lagerfläche und vor allem auch hinsichtlich der Anzahl an Mitarbeitern schaffen Sie als Unternehmer Tatsachen, die sich nicht ständig flexibel verändern lassen.
Entscheiden Sie sich stattdessen dafür, die Logistik per Outsourcing zu verrichten, dann nutzen und zahlen Sie immer nur die Fläche, die Sie gerade benötigen und kommen für die Arbeitsleistung auf, die erforderlich ist, um Ihre Aufträge ordnungsgemäß abzuwickeln. Sie zahlen pro Einheit etwas mehr, da der Dienstleister natürlich auch Geld verdienen muss.
Dafür erhalten Sie allerdings Planungssicherheit und können Ihr Unternehmen beliebig skalieren, ohne dass eine Kostenexplosion eintritt. Outsourcing bedeutet also immer, dass Sie einen Teil der Wertschöpfungskette aus der Hand geben und dafür im Gegenzug Sicherheit gewinnen. In vielen Fällen ist eine Auslagerung der Logistik absolut sinnvoll.
 „Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg.”Henry Ford |
Kernkompetenzen gehören immer ins eigene Unternehmen
Wir haben Sie nun mit den Grundzügen des Outsourcings vertraut gemacht und Ihnen anhand von Beispielen gezeigt, wie es sich im Unternehmen auswirkt, wenn Sie bestimmte Arbeitsbereiche sinnvoll an externe Dienstleister auslagern. Führen wir nun ein kleines Gedankenexperiment durch und gehen einen wichtigen Schritt weiter. Wir versuchen nämlich, uns ein Unternehmen vorzustellen, das vollständig auf dem Prinzip Outsourcing aufgebaut ist:
Sie haben entschieden, ein Internetunternehmen aufzubauen, in dem Sie, einmal abgesehen von der Koordination der verschiedenen Outscourcing-Partner, nichts selbst erledigen wollen. Dies ist übrigens rein theoretisch durchaus möglich. Sie beauftragen jemanden damit, für Ihr Unternehmen den Telefondienst zu übernehmen und den Kundensupport zu erledigen. Einen anderen Partner betrauen Sie mit der Auswahl von Produkten für den Shop und für deren Einstellung in das Backoffice.
Natürlich lagern Sie auch die Logistik vollständig aus und ebenso auch die Erledigung von Retouren. Sie engagieren darüber hinaus einen Partner für das Marketing, die Werbung und die Öffentlichkeitsarbeit. Steuerberater und Firmenanwalt sind ohnehin schon für Sie tätig. Am Ende werden Sie sich nur noch mit der Koordinierung der verschiedenen externen Dienstleister beschäftigen. Darüber hinaus haben Sie nur den Gründungsimpuls gegeben und die Anstoßfinanzierung übernommen.
Möglich ist vieles
Natürlich ist ein solches Geschäftsmodell möglich. Wir wollen es an dieser Stelle einmal dahingestellt sein lassen, ob es sich für den Unternehmer um eine befriedigende und erfüllende Tätigkeit handelt. Was Ihrem Unternehmen aber in jedem Fall fehlen wird, ist die persönliche Handschrift desjenigen, der geistig hinter dem ganzen Konzept steht. Ihr Online-Shop gewinnt einfach kein persönliches Profil und keine Individualität. Es handelt sich vielmehr um ein Unternehmen aus der Retorte, dem jede Lebendigkeit fehlt. Dies ist für Ihre Kunden spürbar und wird mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu führen, dass kein Verbraucher eine wirklich enge Verbindung zu Ihrem Shop entwickelt.
Außerdem hätten Sie als Unternehmer spätestens dann ein Problem, wenn Sie Ihr Business einmal verkaufen wollten. Denn wer sollte Ihnen schon Geld dafür geben, dass Sie eine Handvoll von Kontakten zur Verfügung stellen und ein Geschäftskonzept, das jeder beliebige Mensch innerhalb von wenigen Stunden selbst nachbauen könnte.
Es bleibt an dieser Stelle zu sagen, dass es sehr sinnvoll ist, wenn Sie innerhalb des eigenen Unternehmens bestimmte Kernkompetenzen ganz bewusst ansiedeln und kultivieren. Diese geben Ihrem Shop Profil, machen ihn einmalig und unverwechselbar und führen letztlich dazu, dass Sie Ihrem eigenen Unternehmen Ihre eigene Handschrift verpassen.
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Mit diesen Tipps Outsourcing und Eigenleistung ausbalancieren
Wir haben Ihnen anhand verschiedener Beispiele gezeigt, dass Outsourcing durchaus eine sinnvolle Alternative dazu darstellen kann, sämtliche Leistungsbereiche im Unternehmen in Eigenregie zu erledigen. Gleichzeitig haben wir versucht, Ihnen vor Augen zu führen, wie wichtig es ist, in Bezug auf das konkrete Maß an Outsourcing einen guten Mittelweg zu wählen, um Kompetenzen im Unternehmen zu bündeln und um Ihrem Shop ein Höchstmaß an Individualität zu geben. Es geht also immer darum, eine gute Balance zwischen Outsourcing auf der einen und Eigenleistung auf der anderen Seite zu erreichen.
Die folgenden Tipps unterstützen Sie bei genau dieser Aufgabe und helfen Ihnen dabei, das optimale Verhältnis zwischen beiden Vorgehensweisen zu wählen. Auf diese Weise nutzen Sie exakt das passende Maß an Outsourcing für Ihr Unternehmen, ohne auf den Aufbau wichtiger Kernkompetenzen zu verzichten.
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Analysieren Sie Stärken und Ressourcen
Bevor Sie sich mit der Frage beschäftigen, welche Bereiche Sie im Unternehmen unter Umständen outsourcen sollten, ist es sehr wichtig, dass Sie die eigenen Ressourcen und Stärken sehr sorgfältig analysieren. Wenn Sie zum Beispiel selbst über die Fähigkeit verfügen, ausgezeichnete Texte für Ihren Shop zu verfassen und darüber hinaus auch die nötige Lust und Zeit hierzu haben, dann wäre es unsinnig, in diesem Zusammenhang über Outsourcing nachzudenken. Fehlt es Ihnen dagegen an den beschriebenen Potenzialen, dann ist Outsourcing eine sehr gute Lösung für Sie.
Überprüfen Sie daher sehr genau, welche Arbeitsbereiche von Ihnen und Ihren Mitarbeitern sehr gut selbst ausgeführt werden können und in welchen Bereichen es dagegen deutliche Beeinträchtigungen gibt. Die Betrachtung der defizitären Gebiete zeigt Ihnen unmittelbar den Weg zu einer sinnvollen Auslagerung bestimmter Aufgaben. Bei dieser Analyse sollten Sie unbedingt ganz ehrlich mit sich und den eigenen Fähigkeiten umgehen und darüber hinaus auch bewerten, welche Tätigkeiten Ihnen eigentlich Spaß machen und auf welche Sie ohnehin lieber verzichten.
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Ausführliche Modellrechnungen anfertigen
Outsourcing darf natürlich nicht nur dem Zweck dienen, ungeliebte Aufgaben aus Ihrem Alltag zu verbannen und sich künftig nur noch mit Themen zu beschäftigen, die Ihnen besonders gut gefallen. Die Auslagerung von bestimmten Arbeitsbereichen kann nur dann sinnvoll sein, wenn dies auch rein wirtschaftlich vorteilhaft ist. Bevor Sie also beginnen, wirklich Unternehmensbereiche per Outsourcing darzustellen, müssen Sie berechnen, wie sich diese Entscheidung finanziell auswirken würde. Hierzu benötigen Sie eine transparente und klare Modellrechnung, innerhalb derer Sie Outsourcing und Eigenleistung einander unmittelbar gegenüberstellen.
In einigen Fällen werden Sie bereits feststellen, dass die Auslagerung aus wirtschaftlichen Gründen nicht funktioniert. Mitunter werden Sie auch bemerken, dass es preiswerter ist, einen entsprechend qualifizierten Mitarbeiter einzustellen. Bleiben Sie bis zum Vorliegen der endgültigen Ergebnisse Ihrer Modellrechnung unbedingt offen für unterschiedliche Lösungsansätze und richten Sie sich in Ihrer ultimativen Entscheidung nicht nach dem Lustprinzip, sondern nach den konkreten Zahlen, die Sie ermittelt haben.
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Externe Partner mit Bedacht auswählen
Wenn Sie sich entschieden haben, bestimmte Bereiche in Ihrem Unternehmen künftig per Outsourcing darzustellen, dann geht es im nächsten Schritt an die Auswahl der passenden externen Partner, die diese Aufgaben für Sie übernehmen sollen. Hier müssen Sie ebenso sorgfältig vorgehen, wie zum Beispiel bei der Auswahl von Mitarbeitern. Denken Sie daran, dass Sie im Idealfall über einen sehr langen Zeitraum mit dem jeweiligen Dienstleister zusammenarbeiten werden und nehmen Sie sich für den Prozess viel Zeit. Achten Sie vor allem auf die Qualifikation und die Erfahrung im jeweiligen Leistungsbereich.
Verschaffen Sie sich vor Ort selbst einen Eindruck von den einzelnen Unternehmen und beschäftigen Sie sich vor allem intensiv mit vorhandenen Referenzen. Scheuen Sie nicht davor zurück, mit den dahinter stehenden Unternehmen in direkten Kontakt zu treten und sich im Zweifelsfall darüber zu informieren, ob die erbrachten Leistungen wirklich empfohlen werden können. Je mehr Mühe Sie sich bei der Auswahl geben, umso zufriedener werden Sie dauerhaft mit der Qualität der ausgelagerten Arbeitsbereiche sein.
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Kernbereiche nicht vollständig auslagern
Outsourcing ist eine ausgezeichnete Möglichkeit für Unternehmen, bestimmte komplexe Leistungs- und Arbeitsbereiche planbar und skalierbar zu gestalten. Als Online-Händler ist es vor allem sehr interessant, über eine vollständige oder teilweise Auslagerung der Logistik nachzudenken. Bei allen anderen Bereichen, die für ein Outsourcing in Frage kommen, sollten Sie aber grundsätzlich darüber nachdenken, ob Sie dabei nicht zu viele Ihrer eigentlichen Kompetenzbereiche aus der Hand geben. Dies ist sicher nicht der Fall, wenn Sie sich für eine Auslagerung einzelner Arbeitsbereiche entscheiden.
Werden dies aber irgendwann zum einen sehr viele oder sind Bereiche betroffen, in denen sich die Individualität und Einzigartigkeit von Web-Shops manifestiert, dann ist Vorsicht angesagt. Andernfalls könnte es Ihnen nämlich passieren, dass vom eigentlichen Unternehmen am Ende nur noch eine leblose Hülle übrig bleibt. Dieses Schicksal droht Ihrem Unternehmen zum Beispiel dann, wenn Sie Themen wie Produktauswahl, Sortimentsentwicklung, Social Media oder Online-Marketing vollständig aus den Händen geben. Halten Sie sich hier lieber ein wenig zurück und behalten Sie die Kontrolle über wichtige Themen und Bereiche.
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Outsourcing-Partner regelmäßig überprüfen
Wenn Sie als Unternehmer einen eigenen Web-Shop führen, dann wird es Ihnen im Laufe der Zeit zur absoluten Selbstverständlichkeit, dessen Performance regelmäßig kritisch zu überprüfen. Sie setzen sich Tag für Tag mit wichtigen Kennzahlen auseinander und achten darauf, dass sich keine gefährdenden Effekte einschleichen. Auch mit der Leistung Ihrer Mitarbeiter setzen Sie sich ganz von selbst aktiv auseinander. Fällt ein Teammitglied durch nachlassende Leistungen auf, dann werden Sie dies früher oder später thematisieren. Leider kommt es allerdings häufig vor, dass Unternehmer die Performance Ihrer externen Outsourcing-Partner im Laufe der Zeit kaum noch wahrnehmen. Dabei hat diese einen sehr entscheidenden Einfluss auf Ihren Erfolg.
Geben Sie sich also nicht damit zufrieden, externe Partner vor dem Abschluss der ersten Verträge kritisch zu überprüfen, sondern setzen Sie stattdessen auf eine ganz regelmäßige Kontrolle der Leistungen. Schaffen Sie ein automatisiertes System, das Sie von selbst darauf hinweist, wenn die Performance von Externen abnimmt und schieben Sie es nicht auf die lange Bank, diese Leistungsabfälle offensiv zu besprechen und für Abhilfe zu sorgen.
[Infografik] Selber machen oder machen lassen?
Diese Frage spaltet die Internetunternehmer traditionell in zwei Lager: Soll man bestimmte Aufgaben im Online-Handel lieber selber übernehmen oder an einen externen Experten übertragen. Outsourcing lautet in diesem Zusammenhang das bestimmende Schlagwort und es ist nicht einfach, an dieser Stelle eine grundlegende Empfehlung zu geben, die für alle Online-Unternehmen gleichermaßen zutrifft.
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