So gelangen Sie im Laufe der Zeit an perfekte Firmenräume

Die Anmietung von Firmenräumlichkeiten ist keine einfache Angelegenheit und wirkt sich wirtschaftlich außerdem auf lange Sicht sehr deutlich aus. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, diese Angelegenheit mit großer Umsicht zu erledigen.

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Im Laufe der Zeit kommen die meisten Unternehmen an einen Punkt, an dem sich der Einzug in echte Firmenräume nicht weiter hinauszögern lässt. Jetzt sind allerdings Aufmerksamkeit und Geschick gefragt, denn die Geschäftsräume müssen den Anforderungen langfristig entsprechen. Ansonsten werden Firmenumzüge schnell zur dauerhaften Problematik und kosten viel Zeit und Geld.

	Themenübersicht: An die perfekten Firmenräume gelangen
1.	Am Anfang steht die Bedarfsanalyse
2.	Die perfekten Geschäftsräume wachsen mit dem Unternehmen
3.	Der qualifizierte Vergleich von Objekten spart ein Vermögen
4.	Mit diesen Tipps wird die Immobiliensuche zum Kinderspiel
5.	[Infografik] Wählen Sie Ihre Firmenräume mit Bedacht
6.	Expertentipp: Bei Firmenräumen flexibel bleiben
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Am Anfang steht die Bedarfsanalyse

Früher oder später wird es so sein: Ihr noch junges Unternehmen benötigt die ersten echten Geschäftsräume und jetzt sind Sie gefordert, ein entsprechendes Objekt zu finden, an Ihre Bedürfnisse anzupassen und erfolgreich zu beziehen. Sie werden während der Vorbereitung auf diese Aufgabe schnell feststellen, dass es sich um ein deutlich aufwendigeres Unterfangen handelt, als es zum Beispiel der Fall ist, wenn Sie privat eine neue Wohnung oder ein neues Haus beziehen. Beim Bezug der Firmenräume sind nämlich viel mehr Aspekte zu berücksichtigen, wie Sie gleich feststellen werden.

Alles beginnt damit, dass Sie Ihren konkreten Bedarf in Sachen Büroräume sorgfältig ermitteln. Im ersten Schritt müssen Sie sich fragen, in welcher Lage sich das Objekt befinden sollte. Achten Sie zum Beispiel auf die Erreichbarkeit durch Ihre Mitarbeiter, Ihre Geschäftspartner und natürlich sich selbst.

Stellen Sie sich aber auch die Frage, ob Sie vielleicht Wert darauf legen, dass viele potenzielle Endkunden direkt an Ihren Räumlichkeiten vorbeikommen oder dass Ihre Büros besonders repräsentativ gelegen sind. Sie können davon ausgehen, dass die Raumkosten umso niedriger sind, je weiter Ihre Geschäftsräume von Stadtzentren oder wichtigen Knotenpunkten und Anschlussstellen entfernt sind. Berücksichtigen Sie dies bei der Festlegung der Lage.

Welche Anforderungen haben Sie persönlich?

Im nächsten Schritt sollten Sie nun definieren, welche individuellen Anforderungen Sie an die Räume selbst stellen. Wie viele Büros benötigen Sie? Bevorzugen Sie mehrere kleine Räume oder sollen Ihre Mitarbeiter im Großraumbüro sitzen und arbeiten? Werden Konferenz-, Mitarbeiter-, Technik- oder Serverräume benötigt? Und wie sieht es mit dem Zustand des Objektes aus? Sind Sie bereit, dort selbst zu renovieren und alles in Stand zu setzen oder wünschen Sie sich eine mehr oder weniger schlüsselfertige Lösung?

Müssen Parkplätze zur Verfügung stehen und könnten Sie unter Umständen strategisch von der Nähe zu anderen Unternehmen profitieren? Und nicht zuletzt sollten Sie die Frage beantworten, welche Erwartungen Sie ganz persönlich an Ihre künftigen Firmenräume hegen. Die Antworten auf all diese Fragen ergeben zusammen Ihr Anforderungsprofil, nach dem Sie sich bei der Suche nach einem geeigneten Objekt richten sollten.

Die perfekten Geschäftsräume wachsen mit dem Unternehmen

Die Frage nach der Anzahl der Räume und Büros haben wir im vorangegangenen Kapitel nur ganz kurz geschweift. Dieses Thema ist so wichtig, dass wir ihm einen eigenen Abschnitt widmen wollen. Wir gehen einmal davon aus, dass Ihr Unternehmen florieren und sich prächtig entwickeln wird. So viel Optimismus muss nun einmal sein.

Ein entsprechendes Wachstum bedeutet allerdings auch, dass Sie Ihren Mitarbeiterstamm regelmäßig erweitern werden. Sie merken schon, worauf wir hinaus wollen: Wenn Sie künftig nicht bei der Anstellung von jedem neuen Teammitglied mit der ganzen Firma umziehen wollen, dann müssen Sie für eine Lösung sorgen, die Ihnen entsprechende Reserven bieten.

Im Idealfall entscheiden Sie sich für ein Objekt, in dem noch einige Räume frei sind, die Sie nach Belieben dazumieten können, wenn Sie mehr Platz benötigen. Solche Geschäftsräume sind selten. Es gibt sie aber durchaus und es lohnt sich, einen Blick auf entsprechende Angebote zu werfen. Wenn diese Möglichkeit nicht besteht, dann sollten Sie bei der Anmietung zumindest darauf achten, dass eine gewisse Raumreserve besteht.

Wägen Sie Ihre Möglichkeiten ab

In vielen Fällen ist es problemlos möglich, dass in einem Raum ein weiterer Schreibtisch aufgestellt und ein weiterer Arbeitsplatz eingerichtet werden kann. Mit solchen Reserven kann man zumindest vorübergehend auf starkes Wachstum reagieren. Allzu stark lassen sich diese Optionen aber nicht ausschöpfen, weil es irgendwann einfach zu eng wird.

Es kann sich in vielen Situationen durchaus lohnen, von vornherein ein Objekt auszusuchen, das noch ein oder zwei zusätzliche Räume bietet, die zunächst gar nicht benötigt werden. In diesem Fall wird zwar etwas mehr Miete anfallen. Allerdings muss man diese Mehrkosten den Ausgaben gegenüberstellen, die anfallen würden, wenn das Unternehmen später umziehen müsste.

Stellt sich im Laufe der Zeit heraus, dass sich die Erwartungen beim Wachstum doch nicht erfüllen und dass die Räume dadurch dauerhaft zu groß sind, dann kann man immer noch darüber nachdenken, einzelne Büros per Untermiete anzubieten. Es gibt viele Unternehmen, die gerne in eine kleine Bürogemeinschaft ziehen und die dauerhaft nur einen oder zwei Räume benötigen.

Die perfekten Geschäftsräume wachsen gemeinsam mit dem Unternehmen

„Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.”
Lucius Annaeus Seneca

Der qualifizierte Vergleich von Objekten spart ein Vermögen

Sie haben nun sehr genau definiert, welche individuellen Ansprüche Sie an Ihre künftigen Geschäftsräume stellen. Darüber hinaus haben Sie vor allem auch darüber nachgedacht, wie vielen Personen auf kurze und auf lange Sicht die Räumlichkeiten Platz gewähren müssen. Nun ist es an der Zeit, dass Sie sich tatsächlich nach geeigneten Objekten umschauen.

Nutzen Sie zunächst einmal die Suchfunktion der großen Immobilienportale im Internet. Hier haben Sie die Möglichkeit, im Rahmen der Detailsuche sehr genau festzulegen, welchem Niveau die gesuchte Immobilie entsprechen soll. Fassen Sie die Filter dabei aber nicht zu eng. Ansonsten kann es leicht passieren, dass Sie ein Objekt, das mit lediglich kleinen Einschränkungen nahezu perfekt ist, gar nicht erst entdecken.

Diese Form der Recherche sorgt dafür, dass Sie ein erstes Gespür für Preise und Möglichkeiten entwickeln. Sie werden schnell erkennen, welche Mieten in bestimmten Lagen, für bestimmte Größen und bei bestimmten Ausstattungen aufgerufen werden. Schnell wird Ihnen hierbei klar, welche Angebote im Verhältnis preiswert und welche eher teuer sind.

Nutzen Sie alles, was angeboten wird

Grundsätzlich sollten Sie dabei übrigens nicht von vornherein einen Bogen um Angebote von Maklern machen. Auch wenn in diesem Fall eine Courtage fällig wird, so können sich solche Objekte auf längere Sicht durchaus als günstiger erweisen, als direkt durch den Vermieter angebotene Geschäftsräume. Bedenken Sie ohnehin, wie stark sich bereits kleine Unterschiede in der Höhe der Miete im Laufe von Monaten oder Jahren auswirken. Jeder Euro, den Sie in Bezug auf Ihre künftigen Fixkosten sparen können, ist wertvoll für Sie.

Wenn sich gegen Ende Ihrer Immobiliensuche herausstellt, dass Sie das geeignete Objekt wohl gefunden haben, dann empfehlen wir Ihnen, vor der Unterzeichnung des Vertrages noch einmal kurz innezuhalten. Stellen Sie jetzt mindestens zwei wichtige Überlegungen an. Fragen Sie sich zum einen, ob das ausgewählte Objekt auch wirklich Ihren Anforderungen entspricht. Vielleicht hat Sie nur ein bestimmtes Detail positiv gestimmt und aus Begeisterung waren Sie bereit, in Bezug auf Ihre Ansprüche Zugeständnisse zu machen.

Führen Sie zum anderen noch einen letzten Vergleich per Immobilienportal durch. Fragen Sie sich ganz konkret, welche Angebote Sie für einen identischen Mietpreis ebenso wahrnehmen könnten. Vielleicht entdecken Sie so im letzten Moment noch ein Objekt, das besser zu Ihnen und Ihren Wünschen passt.

Mit diesen Tipps wird die Immobiliensuche zum Kinderspiel

Sie stehen im Begriff, Ihre ersten Geschäftsräume anzumieten. Hierbei handelt es sich um eine wichtige Entscheidung mit weitreichenden Folgen. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, dem Auswahlprozess viel Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen. Schließlich stellen die Geschäftsräume nicht nur einen wichtigen Erfolgsfaktor dar, sondern bestimmen auch langfristig die konkrete Höhe Ihrer monatlichen Kosten. Mit den folgenden Tipps und Ratschlägen bereiten Sie sich optimal auf die schwierige Immobiliensuche vor und verringern das Risiko, schwere Fehler zu begehen.

Anforderungen gemeinsam mit Mitarbeitern definieren

Bevor Sie beginnen können, eine geeignete Immobilie auszuwählen, benötigen Sie eine klare Vorstellung von Ihren persönlichen Anforderungen und Ansprüchen in Bezug auf die künftigen Geschäftsräume. In diesem Zusammenhang hat es sich bewährt, eine entsprechende Liste nicht im Alleingang, sondern gemeinsam mit den Mitarbeitern zu erstellen. Diese können aus ihrer Sicht oft wichtige Aspekte und Überlegungen mit einbringen, die ansonsten in Vergessenheit geraten würden.

Beziehen Sie Ihr Team ohnehin in die Auswahl der Geschäftsräume mit ein. Auf diese Weise sorgen Sie von Anfang an dafür, dass sich Ihre Leute noch stärker mit dem Unternehmen identifizieren und sich an ihren Arbeitsplätzen rundum wohlfühlen. Auch die Tatsache, dass Sie es erkennen lassen, dass Ihnen die Meinung der Mitarbeiter wichtig ist, wirkt sich positiv auf Motivation und Betriebsklima aus.

Interessante Nachbarschaft bevorzugen

Eine weitere Überlegung im Zusammenhang mit den künftigen Geschäftsräumen ist die Frage nach der unmittelbaren Nachbarschaft. So ist es zum Beispiel gut möglich, dass Sie mit Unternehmen, die sich ohnehin in Ihrer direkten Nähe befinden, zunächst ins Gespräch und später vielleicht in interessante Partnerschaften geraten. Hierbei kann es sich zum Beispiel um strategische Partner, Lieferanten, Dienstleister oder auch um Kunden handeln.

Vor dem Hintergrund dieser Überlegung spricht einiges dafür, sich mit Ihrem Unternehmen in einem ausgewiesenen Gewerbegebiet anzusiedeln. Dort stoßen Sie mit Sicherheit auf andere Mieter, zu denen sich sinnvolle Kontakte aufbauen lassen, von denen Sie langfristig profitieren können. Vor allem die unmittelbare Nähe zu Dienstleistern aus den Bereichen Logistik und Transport kann für Online-Händler ausgesprochen interessant sein und viel Potenzial für die Zukunft bieten.

Achten Sie auf die Höhe der Gewerbesteuer

Solange es für Sie noch völlig offen steht, wo genau Sie sich mit Ihrem Unternehmen ansiedeln wollen, können und sollten Sie sich auch mit der Frage nach der spezifischen Kostenstruktur verschiedener Lagen beschäftigen. Wie man sich sehr leicht vorstellen kann, unterscheiden sich die konkreten Kosten, die Sie als Unternehmer zu tragen haben, von Ort zu Ort und von Region zu Region sehr stark. Ein wesentlicher Aspekt ist die Höhe der Gewerbesteuer. Diese wird von den Städten und Gemeinden im Rahmen gewisser Grenzen recht frei festgelegt.

Dabei haben viele Kommunen ein großes Interesse daran, Unternehmen durch niedrige Gewerbesteuersätze für einen bestimmten Standort zu interessieren. Aber auch in Bezug auf Entsorgungs-, Wasser oder Energiekosten wirken sich regionale Unterschiede deutlich aus. Wer also lediglich die Nettomiete verschiedener Objekte miteinander vergleicht, der greift zu kurz und übersieht unter Umständen ein interessantes Potenzial, mit dem sich Kosten in erheblicher Höhe einsparen lassen.

Sorgen Sie für ausreichende Raumreserven

Vor der Anmietung der ersten richtigen Geschäftsräume stehen Sie als Unternehmer vor der schwierigen Aufgabe, die erforderliche Größe der in Frage kommenden Objekte optimal zu definieren. Hierbei ist es sehr wichtig, dass Sie darauf achten, für eine ausreichende Raumreserve zu sorgen. Schließlich wäre es in Bezug auf die Kosten sehr nachteilig, wenn Sie die Räume bereits kurz nach ihrem Bezug wieder wechseln müssten, weil diese sich als zu klein erweisen. Bedenken Sie bei der Bestimmung der Größe daher nicht nur den aktuellen Bedarf, sondern versuchen Sie auch, das Wachstum während der kommenden Jahre zu prognostizieren und dessen Auswirkungen auf den Raumbedarf zu berücksichtigen.

Im Idealfall steht Ihnen innerhalb des ausgewählten Objektes eine gewisse Raumreserve zur Verfügung, die Sie nutzen können, wenn sich herausstellt, dass Sie im Laufe der Zeit mehr Mitarbeiter beschäftigen müssen als zu Beginn. Hierdurch erhöht sich zwar grundsätzlich auch der Mietpreis. Diese Kosten sind aber mit hoher Wahrscheinlichkeit selbst in Summe deutlich niedriger, als die Ausgaben, die Sie im Falle eines kompletten Umzuges tätigen müssten.

Besichtigung zu verschiedenen Tageszeiten

Wenn Sie kurz davor stehen, sich für ein bestimmtes Objekt zu entscheiden und im Begriff sind, einen Mietvertrag zu unterschreiben, dann sollten Sie die neuen Geschäftsräume noch einer letzten Prüfung unterziehen. Führen Sie abschließend erneute Besichtigungen zu unterschiedlichen Tageszeiten durch. Dies erbringt Ihnen weitere Aufschlüsse über die Qualitäten und Eigenschaften des Objektes und lässt Sie darüber hinaus entscheidende Nachteile erkennen.

Achten Sie in diesem Zusammenhang vor allem auf die Lichtverhältnisse in den Büros und prüfen Sie unter anderem auch die Lärmbelastung durch andere Mieter oder durch die Verkehrslage. Der jeweilige Anbieter wird die Erstbesichtigung mit hoher Wahrscheinlichkeit auf eine Tageszeit legen, zu der das Objekt sehr vorteilhaft wirkt. Lassen Sie sich hiervon nicht beeindrucken, sondern legen Sie eigene Zeiten fest, zu denen Sie die Räume noch einmal erleben wollen.

[Infografik] Wählen Sie Ihre Firmenräume mit Bedacht

Geschäftsräume erfüllen eine ganze Reihe von wichtigen Aufgaben. Sie bilden für Sie und Ihre Mitarbeiter den Ort, an dem man sich Tag für Tag viele Stunden lang aufhält und dessen Beschaffenheit und Eigenschaften einen großen Einfluss darauf haben, wie wohl sich alle Beteiligten fühlen und wie sich das Betriebsklima entwickelt. Außerdem repräsentieren die Firmenräume das Unternehmen nach außen hin und bestimmen so unter anderem über den ersten Eindruck, den potenzielle Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten von Ihrem Betrieb erhalten.. (Quelle: Statista)



Flexibel bleiben Ich glaube, die perfekten Räume existieren nicht – vor allem, weil sich Unternehmen ständig verändern und weiterentwickeln. Dennoch gibt es zwei Dinge, die meines Erachtens optimale Voraussetzungen schaffen. Zum einen sollte der Mietvertrag möglichst flexibel sein. Denn ob meine Firma rasch wächst oder zeitweise schrumpft, kann ich beim besten Willen nicht voraussehen und auch nicht immer beeinflussen. In beiden Fällen möchte ich aber möglichst schnell aus dem Mietvertrag aussteigen. Zumindest sollte ich als Mieter die Möglichkeit haben, überschüssigen Büroraum bei Bedarf auch unkompliziert unterzuvermieten. Aber Vorsicht: Untermieter können auch ein Störfaktor und ein falsches Signal an die Mitarbeiter sein. Das zweite wichtige Kriterium für die Auswahl der Räume ist, dass sich das Team dort wohlfühlt und gerne dort arbeitet. Dafür ist eine helle, moderne und einladende Architektur und Raumgestaltung am wichtigsten. Aber auch eine möglichst zentrale Lage und ein abwechslungsreiches Umfeld aus Restaurants, Läden und Freizeitmöglichkeiten macht einen Standort attraktiv.
Gründer und Geschäftsführer Michael Lüken aus Münster - www.paqato.com