So melden Sie Ihr Unternehmen erfolgreich beim Finanzamt an

Jedem Gründer und angehenden Unternehmer ist wohl bewusst, dass ihn seine selbstständige Tätigkeit unter anderem auch in Kontakt mit dem Finanzamt bringen wird. Doch wie vollzieht sich dieser Kontakt eigentlich ganz konkret, welche Pflichten bestehen gegenüber dieser besonderen Behörde und was sollte man beachten, wenn man mit dem Finanzamt zu tun hat?

 

	Themenübersicht zu Finanzen und Finanzamt
1.	Das Finanzamt ist nicht automatisch der Feind des Unternehmers
2.	Der berüchtigte Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
3.	Identifikationsnummer, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4.	Diese Tipps bewahren Gründer vor Ärger mit dem Finanzamt
5.	[Infografik] Gerade zu Anfang an das Finanzamt denken
→	Gratis-Ratgeber zu Ämter und Behörden

 

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Das Finanzamt ist nicht automatisch der Feind des Unternehmers

Das Thema Finanzamt löst bei den meisten Menschen zumindest ein unangenehmes Gefühl, bei vielen sogar eine regelrechte Abneigung oder Furcht aus. Bei diesem Amt handelt es sich um eine Behörde der Finanzverwaltung, die auf Landesebene tätig werden. Ihre Aufgabe ist die Verwaltung von Steuern. Die konkrete Zuständigkeit bestimmter Finanzämter für ein Unternehmen ergibt sich alleine aus dem Firmensitz. Wenn Sie ermitteln wollen, welches Finanzamt für Sie zuständig ist, dann werden Sie auf dieser Seite schnell fündig: http://gemfa.bzst.bund.de/gemfai.exe.

Das Bundeszentralamt für Steuern stellt hier ein Formular zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie schnell und einfach über Gemeinden, Orte, Ortsteile oder Postleitzahlen herausfinden können, welches Finanzamt für Sie zuständig ist. Denken Sie aber daran, dass hier der Firmensitz und nicht Ihre private Anschrift relevant ist.

Grundsätzlich sollten Sie sich vor Augen führen, dass die Finanzämter eine wichtige und vor allem notwendige Arbeit erledigen. Stellen Sie sich einmal vor, in welchem Chaos Orte, Städte, Bundesländer und der ganze Staat versinken würden, wenn sich niemand um eine ordnungsgemäße Verwaltung von Steuern kümmern würde. Und natürlich gehört es in diesem Zusammenhang zu den zentralen Aufgaben der Finanzämter, die Steuerpflichtigen in Bezug auf die Richtigkeit ihrer Angaben zu überprüfen.

 

Das Finanzamt kommt seiner Pflicht nach

Es mag vielleicht wie eine Binsenweisheit klingen, trifft aber dennoch zu: Wenn Sie sich gegenüber dem Finanzamt ordnungsgemäß und gesetzeskonform verhalten, ihren Pflichten zur Erklärung nachkommen und Ihre Steuern pünktlich bezahlen, dann haben Sie von Seiten der Behörde auch nichts zu befürchten.

Natürlich können Sie dabei alle legalen Möglichkeiten nutzen, die es Ihnen erlauben, Steuern zu sparen und Abgaben möglichst niedrig zu halten. Das deutsche Steuerrecht bietet eine große Menge an solchen Optionen und ein guter Steuerberater ist mit Sicherheit dazu in der Lage, Sie entsprechend aufzuklären und zu beraten.

Dagegen den Versuch zu unternehmen, sich den Forderungen der Finanzämter zu entziehen, indem man falsche Angaben macht oder versucht, sich vor der Zahlung von Steuern zu drücken, ist dagegen keine gute Idee. Sie können fest davon ausgehen, dass der lange Arm des Gesetzes Sie früher oder später zu fassen bekommen wird und die Konsequenzen, die Ihnen dann drohen, sind weitaus schlimmer als es die regulären Steuern jemals sein könnten.

 

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Der berüchtigte Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Nachdem Sie bei Ihrer Gemeinde Ihr Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet haben, wird die zuständige Behörde unter anderem auch das Finanzamt darüber informieren, dass Sie eine selbstständige Tätigkeit aufgenommen haben. Im nächsten Schritt wird das Finanzamt sich nun mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermitteln. Der Fragebogen umfasst in seiner aktuellen Version acht Seiten und gliedert sich in insgesamt sieben thematische Bereiche.

Im ersten Teil geht es um allgemeine Angaben zu Ihrer Person. Hierzu gehören zum Beispiel Anschriften, Bankverbindungen oder Informationen über Ihren Steuerberater.

Im zweiten Teil werden Sie nach konkreten Details Ihres Unternehmens gefragt. Hierzu gehören zum Beispiel die Adressen von Betriebsstätten, Ihre Zugehörigkeit zur Industrie- und Handelskammer oder zur Handwerkskammer, die Frage, ob Sie sich bereits in das Handelsregister haben eintragen lassen oder die exakte Form der erfolgten Gründung.

Der dritte Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beschäftigt sich mit Ihrer Einschätzung über die erwarteten Einkünfte und Gewinne. Auf der Grundlage dieser Daten wird das Finanzamt festlegen, in welcher Höhe Vorauszahlungen für die Einkommensteuer und die Gewerbesteuer gefordert werden.

In den Teilen vier, fünf und sechs geht es um die Gewinnermittlung und die Frage, ob Sie Mitarbeiter beschäftigen, für die Sie Lohnsteuer abführen müssen.

Der siebte und letzte Abschnitt beschäftigt sich schließlich mit dem Thema Umsatzsteuer. Hier legen Sie zum Beispiel fest, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen, ob Sie bestimmte Steuerbefreiungen in Anspruch nehmen können oder ob Sie sich für eine Soll- oder eine Ist-Versteuerung entscheiden.

Wir wollen an dieser Stelle deutlich darauf aufmerksam machen, dass wir Ihnen dringend empfehlen, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gemeinsam mit Ihrem Steuerberater auszufüllen. Verschiedene der gestellten Fragen haben einen unmittelbaren Einfluss auf die Höhe bestimmter Steuern, die Sie künftig zu entrichten haben. Die Antworten hierauf fallen bereits in den Bereich der aktiven Gestaltung Ihrer steuerlichen Situation durch einen Experten. Sie sollten hier zumindest die konkreten Folgen und Konsequenzen kennen und sich hierzu vom Steuerfachmann beraten lassen.

 

 

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Identifikationsnummer, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Es gibt verschiedene individuelle Nummern, die im Zusammenhang mit dem Finanzamt eine Rolle spielen. Für Gründer und frisch gebackene Unternehmer können diese verschiedenen Nummern und ihre jeweiligen Funktionen schnell verwirrend wirken. Deshalb wollen wir an dieser Stelle über die drei wichtigsten Steuernummern informieren. Es handelt sich im einzelnen um die Persönliche Steuer- Identifikationsnummer (IdNr.), die Steuernummer (StNr.) und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.).

Die Persönliche Steuer-Identifikationsnummer erhalten Sie als in Deutschland wohnender Deutscher automatisch. Sie wird mittlerweile auch unmittelbar an Neugeborene vergeben. Behörden und Ämter nutzen diese Nummer zum gegenseitigen Abgleich. In Bezug auf steuerliche Angelegenheiten spielt die Persönliche Steuer- Identifikationsnummer lediglich hinsichtlich der Einkommensteuer eine Rolle, da es sich hierbei um eine persönliche Steuer und keine Abgabe Ihres Unternehmens handelt.

Die Steuernummer wird von dem für Sie zuständigen Finanzamt vergeben. Sie erhalten sie automatisch, nachdem Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt und eingereicht haben. Die Steuernummer dient der Verwaltung Ihrer steuerlichen Angelegenheiten und ist daher in jeder Steuererklärung anzugeben. Im Gegenzug finden Sie die Steuernummer auch auf allen Steuerbescheiden, die Ihr Unternehmen betreffen. Auf den Rechnungen, die Ihr Unternehmen ausstellt, muss die Steuernummer aufgeführt sein, da der Empfänger den umsatzsteuerlichen Vorsteuerabzug ansonsten nicht geltend machen kann. Alternativ können Sie hier, wenn vorhanden, auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.

Diese Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird nicht durch das Finanzamt, sondern durch das Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Sie besteht insgesamt aus 11 Stellen. Die ersten beiden Stellen enthalten dabei ein Länderkennzeichen. In Deutschland lautet dieses DE. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann unter Punkt 7.9 im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragt werden. Im Anschluss daran erhalten Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dient dazu, sich innerhalb der EU auszuweisen. Ohne diese Nummer sind Sie nicht dazu berechtigt, am EU-Geschäftsverkehr teilzunehmen. Wenn Sie es also für möglich halten, dass Sie unter anderem auch Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten machen werden, dann sollten Sie von Anfang an eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen und diese innerhalb Ihres Impressums anzeigen.

 

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Diese Tipps bewahren Gründer vor Ärger mit dem Finanzamt

Die Nennung des Begriffs Finanzamt sorgt bei Unternehmern nicht unbedingt für Begeisterung. Man verbindet die Behörde eher mit Problemen, Schwierigkeiten und vor allem mit hohen Kosten. Einen großen Teil der befürchteten Scherereien können Sie sich allerdings sparen, wenn Sie sich gegenüber dem Finanzamt von Anfang an angemessen und klug verhalten. Die folgenden Tipps und Hinweise zeigen Ihnen deutlich, wie das funktioniert und unterstützen Sie dabei, eine optimale Verbindung zu der Behörde aufzubauen und zu unterhalten.

 

 

Prüfen, ob die Gewerbeanmeldung weitergeleitet wurde

Wie wir bereits erklärt haben, führt Ihre Gewerbeanmeldung dazu, dass durch das Gewerbe- oder Ordnungsamt eine Reihe von anderen Behörden und Organisationen darüber informiert werden, dass Sie ab jetzt selbstständig tätig sind. Zu den wichtigsten Weiterleitungen gehört hierbei diejenige an das jeweils zuständige Finanzamt. Diese Mitteilung führt in der Folge dazu, dass sich das Finanzamt mit Ihnen in Verbindung setzen wird.

Sie erhalten einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und werden ab diesem Zeitpunkt bei der Behörde als steuerpflichtiges Unternehmen geführt. Wenn Sie feststellen, dass sich das Finanzamt einige Wochen nach Ihrer Gewerbeanmeldung noch nicht mit Ihnen in Verbindung gesetzt hat, dann nehmen Sie bitte von sich aus Kontakt mit dem Amt auf. Eine fehlerhafte oder ausbleibende Information über Ihre Gewerbeanmeldung befreit Sie nämlich selbstverständlich nicht von Ihren steuerlichen Pflichten.

 

 

Schalten Sie nach Möglichkeit frühzeitig einen Steuerberater ein

Es gibt immer wieder Gründer und Unternehmer, gerade wenn es sich hier um ein kleineres Gründungsvorhaben handelt, die aus Kostengründen darauf verzichten wollen, einen Steuerberater zu beauftragen und daher die Entscheidung treffen, sich selbst um ihre steuerlichen Angelegenheiten zu kümmern. Grundsätzlich ist dies natürlich möglich. Es gibt in Deutschland im Rahmen der normalen Steuerpflichten keinen Zwang, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten.

Zu empfehlen ist es allerdings nicht, diese Dinge im Alleingang zu erledigen. Zum einen bewahrt Sie der Steuerberater davor, wichtige Fristen oder Verpflichtungen zu übersehen und sorgt von Anfang an für eine professionelle Kommunikation mit dem Finanzamt. Zum anderen bringt ein Steuerberater in vielen Fällen deutlich mehr, als er kostet. Wir empfehlen daher, dass Sie sich frühzeitig einen Steuerberater suchen und diesen bereits im Rahmen der allerersten Kontakte zum Finanzamt nutzen.

 

 

Nutzen Sie das Finanzamt auch als Beratungsstelle

In weiten Teilen der Bevölkerung wird das Finanzamt als Gegner oder sogar als Feind wahrgenommen. Man versucht, den Kontakt mit der Behörde nach Möglichkeit zu vermeiden und ist froh, wenn man nichts mit dem Amt zu tun hat. Befragt man allerdings Personen, wie sie denn den tatsächlichen Kontakt mit dem Finanzamt erlebt haben, dann ergibt sich meist ein ganz anderes Bild.

Voller Erstaunen wird dann eingeräumt, dass die Mitarbeiter der gefürchteten Behörde eigentlich sehr nett waren und sich vor allem darum bemüht haben, Hilfe zu leisten, Dinge zu erklären und den Betroffenen zu beraten. Wagen Sie doch selbst einfach einmal das Experiment und wenden Sie sich im Falle von Fragen oder Unklarheiten direkt an Ihr zuständiges Finanzamt. Sie werden in vielen Fällen überrascht sein, wie freundlich und kooperativ sich der Kontakt gestaltet und dadurch mit Sicherheit einen Teil ihrer Furcht vor der Behörde loswerden.

 

 

Vermeiden Sie im Kontakt mit dem Finanzamt Unregelmäßigkeiten

Jeder Unternehmer hat wohl Angst davor, einmal zum Opfer eine umfassenden Steuerprüfung zu werden und über Tage oder sogar Wochen eifrige Mitarbeiter des Finanzamtes in seinen Firmenräumlichkeiten beherbergen zu müssen, wo sie unermüdlich damit beschäftigt sind, kleine Fehler und Vergehen zu finden. Das Risiko einer Steuerprüfung ist in Deutschland nicht sonderlich hoch. Die entsprechenden Abteilungen der Finanzämter sind stark überlastet und es ist gut möglich, dass Sie selbst im Rahmen einer langjährigen Selbstständigkeit nie eine Steuerprüfung erleben werden.

Allerdings gibt es Faktoren, mit denen Sie die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöhen können. Dies gilt vor allem dann, wenn Sie dem Finanzamt immer wieder durch Unregelmäßigkeiten auffallen. Hierbei kann es sich um verspätete Erklärungen oder verzögerte Zahlungen, um stark schwankende Gewinne, um unübersichtliche Verhältnisse oder um unplausible Steuererklärungen handeln. Vermeiden Sie von daher jede Unregelmäßigkeit gegenüber dem Finanzamt, um so das Risiko von unangenehmen Prüfungen niedrig zu halten.

 

 

Nennen Sie Ihre Steuernummer auf allen Rechnungen

Als Gewerbetreibender sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Steuernummer bei jeder Rechnungsstellung anzugeben. Alternativ hierzu besteht auch die Möglichkeit, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz USt.-IdNr.) zu nennen. Voraussetzung für die Erteilung der USt.-IdNr. Ist allerdings, dass Sie umsatzsteuerlich bereits bei einem deutschen Finanzamt geführt werden. Wenn Sie über eine solche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, dann muss diese zusätzlich auch in Ihrem Impressum auftauchen.

Achten Sie darauf, dass die entsprechende Nummer vor allem in Ihre Rechnungs-Layouts aufgenommen wird. Fehlt die Nummer in Ihren Rechnungen, dann sind diese streng genommen vor den Augen der Finanzämter ungültig. Dies kann später dazu führen, dass Sie zahlreiche Rechnungen erneut ausstellen müssen oder dass Ihnen sogar umsatzsteuerliche Nachteile entstehen.

 

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[Infografik] Gerade zu Anfang an das Finanzamt denken

Viele junge Unternehmer vergessen nämlich in den ersten Monaten ihrer beruflichen Selbstständigkeit völlig, dass sie steuerpflichtig sind. Dies liegt daran, dass sich das Finanzamt über eine ziemlich lange Zeit nicht von selber bei Ihnen meldet.

Wenn Sie dann das erste Mal von der Behörde hören, ist dies nicht selten mit einer saftigen Geldforderung verbunden. Wer dann nicht innerhalb einer angemessenen Zeit bezahlen kann, dem steht der erste große Ärger mit dem Finanzamt bevor.    (Quelle: Bundesministerium der Finanzen)

 

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