Spedition, Amazon oder Eigenleistung: Versandlogistik im E-Commerce

Ein zentraler Kernbereich im Online-Handel ist die Warenlogistik. Produkte müssen angenommen, geprüft, eingelagert, kommissioniert, verpackt und versendet werden. Hinzu kommt der Aufwand, der im Falle von Retouren anfällt. Immobilienkosten, Ausgaben für Personal, Lagertechnik und Verpackungsmaterial und der große Aufwand bei der Versandabwicklung erklärt die Logistik zum besonders unbeliebten Bereich. Doch gibt es überhaupt Alternativen?


Die Logistik als Qualitätsmerkmal im Online-Handel

Eigentlich hat fast niemand gerne mit logistischen Prozessen zu tun. Der Umgang mit Paletten, Hubwagen, Paketen, Verpackungsmaterial, Regalsystemen, Gabelstaplern und Lagergassen ist anstrengend und macht nicht wirklich Spaß. Damit steht dieser Arbeitsbereich in einem klaren Gegensatz zu den Vorstellungen, die viele Newcomer vom E-Commerce haben. Der Online-Handel gilt nämlich weithin als besonders saubere, bequeme und angenehme Tätigkeit, die man weitgehend zeit- und ortsunabhängig vom Rechner aus erledigt und bei der man sich weder körperlich anstrengen noch die Finger schmutzig machen muss.

Und doch ist diese Handelsform ohne Logistik nicht vorstellbar. Schließlich müssen die bestellten Waren pünktlich und ordentlich an die jeweiligen Endkunden verschickt werden. Ohne diesen Faktor würde das ganze Geschäftsmodell nicht funktionieren. Und damit nicht genug. Die eintreffende Sendung ist auch der erste physische Eindruck, den man als Online-Händler bei einem Kunden hinterlässt. Kommt das Paket pünktlich an? Erweckt es rein äußerlich einen professionellen Eindruck und ist es sauber und unbeschädigt?

Und wie sieht es mit dem Verpackungs- und vor allem dem Füllmaterial aus? Wurde hier sorgfältig und umweltbewusst gearbeitet oder doch eher gedankenlos und verschwenderisch? Diese und andere Fragen gehen dem Besteller durch den Kopf, während er seine Lieferung in Empfang nimmt und auspackt. Man kann sich dabei leicht vorstellen, wie schnell die Unzufriedenheit mit einem einzelnen der geschilderten Faktoren zu einer schlechten Stimmung und damit zu einer erhöhten Bereitschaft führt, den bestellten Artikel direkt wieder zu retournieren.

Außerdem wirkt sich die Zufriedenheit mit der Zustellung in erheblichem Umfang darauf aus, ob sich der Besteller künftig erneut für Ihren Shop entscheiden wird und ob er Sie im Freundes- und Familienkreis aktiv weiterempfehlen wird. Sie sehen also: Eine reibungslose, professionelle und funktionierende Logistik nimmt in der Tat einen erheblichen Einfluss darauf, ob Sie als Online-Händler erfolgreich sind oder nicht. Grund genug, sich mit diesem eher ungeliebten Thema einmal näher zu beschäftigen und in diesem Zusammenhang vor allem die Frage aufzuwerfen, ob man die Versandlogistik tatsächlich selbst erledigen muss. Bevor wir uns mögliche Alternativen überlegen, wollen wir aber zunächst einen intensiveren Blick auf die Probleme werfen, die logistische Aufgaben im Internetunternehmen auslösen.

 


 

Die Logistik als problembehafteter Unternehmensbereich

Warum zählt die Logistik im Online-Handel eigentlich zu den sehr unbeliebten Bereichen und welche konkreten Probleme gehen von ihr aus? Ein Thema haben wir bereits angesprochen: Fast kein Unternehmer hat Lust und Zeit dazu, eigenhändig in einem nur notdürftig beheizten Lager unzählige Pakete zu packen, Lieferungen und Retouren anzunehmen oder für die pünktliche Versendung von fälligen Bestellungen zu sorgen. Diese Art der körperlich anstrengenden Arbeit passt einfach nicht zu dem Bild, das sich ein Internetunternehmer von seiner eigenen Tätigkeit entwirft, bevor er eine Geschäftsidee im Bereich E-Commerce verwirklicht.

Und so kommt es dazu, dass es sich beim Personal für Lager und Logistik meist um die ersten Mitarbeiter handelt, die ein Online-Händler beschäftigt. Diese Einstellung erfolgt häufig zu einem Zeitpunkt, zu dem es eigentlich noch viel zu früh ist, um sich fest an Angestellte zu binden. Der einzige Ausweg würde darin bestehen, dass es der Unternehmer über eine längere Zeit auf sich nimmt, die logistischen Arbeiten eigenhändig zu übernehmen. Und genau hieran haben die meisten Gründer nun mal kein Interesse.

Versandlogistik kostet uns als Shop-Betreiber also von vornherein Geld. Die Ausgaben beschränken sich dabei aber keineswegs auf die reinen Personalkosten. Hinzu kommen zum Beispiel die Lagermiete, Investitionen in Regalsysteme und Lagertechnik oder die Anschaffung von Verpackungsmaterial. Insgesamt summieren sich diese Kosten schnell zu einer stolzen Summe und viele angehende Online-Händler vergessen es völlig, diese Ausgaben in ihren Businessplänen einzuplanen. Mit einem einzelnen Lagerarbeiter ist es übrigens in den meisten Situationen nicht getan. Schließlich hat dieser einen Anspruch auf Urlaub und kann auch einmal krank werden.

Wenn der Unternehmer dann nicht doch wieder selbst im Lager stehen und dort Pakete packen will, dann muss er den Ersatzmann direkt mit beschäftigen. Nicht unberücksichtigt lassen wollen wir in diesem Zusammenhang die Problematik des sogenannten Lagerschwundes. Je unprofessioneller und einfacher ein Versandlager organisiert ist und je mehr Menschen Zutritt zu den jeweiligen Räumen haben, desto größer wird der Anteil der Schäden, die durch Diebstahl, Beschädigungen oder Zählfehler verursacht werden. Auch hierbei handelt es sich um einen ganz konkreten Kostenfaktor, den man berücksichtigen und kalkulieren muss.

Nächster Problempunkt: Durch die Unwilligkeit vieler Unternehmer, sich mit dem Thema Versandlogistik zu beschäftigen, verselbständigt sich dieser Bereich schnell. Da sich seitens der Verwaltung niemand sonderlich einmischen möchte und man zufrieden damit ist, wenn die Logistik halbwegs läuft, beginnen die Mitarbeiter im Lager wichtige Entscheidungen selbst zu treffen. Sie entscheiden zum Beispiel darüber, nach welchem logistischen Prinzip gelagert wird, welches Verpackungsmaterial gekauft oder mit welchem Versanddienstleister gearbeitet wird.

Es gibt mit Sicherheit viele sehr engagierte, ehrgeizige und zuverlässige Lagerarbeiter. Allerdings ist es fraglich, ob sich diese Mitarbeiter im Zweifelsfall bei ihren Entscheidungen an konkreten Kosten oder doch eher an der eigenen Bequemlichkeit orientieren. Vielleicht kostet Paketdienst B pro Sendung ein paar Cent mehr als Paketdienst A, holt die ausgehenden Sendungen aber dafür so früh ab, dass die Mitarbeiter im Lager etwas eher in den Feierabend gehen können.

Und vielleicht ist die Verpackung B etwas teurer als die Verpackung A, ihr Handling aber angenehmer für denjenigen, der den Verpackungsjob erledigen muss. Was wir damit sagen wollen: Die konkreten Kosten innerhalb der Versandlogistik laufen schnell aus dem Ruder, wenn sich der Unternehmer nicht selbst darum kümmert, zumindest die wichtigen Entscheidungen eigenhändig zu treffen. Um dies allerdings zu können, muss er auch etwas von dem Job verstehen, den seine Leute im Lager für ihn leisten müssen.

Kommen wir zum vorerst letzten und dafür schwerwiegendsten Problem. Gehen wir davon aus, dass Sie alle anderen Schwierigkeiten in den Griff bekommen haben. Ihre Versandlogistik funktioniert gut, es ist Ihnen gelungen, zuverlässige und ehrliche Mitarbeiter zu gewinnen, wichtige Entscheidungen treffen Sie selbst und die anfallenden Kosten werden innerhalb Ihrer Kalkulation sorgfältig berücksichtigt. Soweit scheint alles optimal zu laufen. Doch nun setzt plötzlich ein ausgesprochen erfolgreiches Weihnachtsgeschäft ein und das Bestellvolumen im Shop erreicht überraschenderweise das vierfache Volumen Ihres normalen Geschäftes.

Zunächst ist dies ein Grund zur Freude. Schließlich vervierfachen sich damit auch Umsatz und Gewinn. Doch nicht nur das. Sie benötigen nämlich jetzt auch die vierfache Lagerfläche und vor allem deutlich mehr Mitarbeiter in der Logistik. Ermutigt vom ausgezeichneten Geschäftsverlauf lassen Sie sich nicht lumpen. Sie unterschreiben den Mietvertrag für eine weitere Lageretage und stellen kurzerhand einige weitere Mitarbeiter ein. Im Januar bleibt Ihnen das hohe Bestellvolumen noch erhalten, weil das Umtauschgeschäft weiterhin für viel Arbeit sorgt.

Doch im Februar setzt plötzlich die Flaute ein und Ihre Geschäfte fallen wieder auf das gewöhnliche monatliche Maß zurück. Das neue Lager steht leer und die zusätzlich eingestellten Mitarbeiter haben nichts zu tun. Die Kosten für Räume und Personal haben Sie aber weiterhin zu tragen. Schließlich können Sie weder das Mietverhältnis noch die Arbeitsverträge nach Gutdünken immer wieder abschließen und kündigen.

Wir sehen also: Gerade für kleinere Unternehmen in der Aufbauphase bietet eine eigene Versandlogistik eine ganze Reihe von Problemen. Nicht selten führen die deutlich erhöhten Kosten dazu, dass den frisch gestarteten Online-Händlern finanziell die Luft ausgeht und sie ihre Unternehmen ebenso schnell wieder schließen müssen, wie sie gegründet wurden.

 


 

Outsourcing von Logistik

Angesichts der beschriebenen Schwierigkeiten und Probleme kommt man schnell zu der Frage, ob es wirklich sein muss, gerade als kleiner oder mittlerer Online-Händler die Versandlogistik im eigenen Unternehmen darzustellen. Die klare Antwort darauf lautet: Nein, da es sich genau hierbei um ein klassisches Outsourcing Projekt handelt. Von Outsourcing spricht man immer dann, wenn man einen Arbeitsbereich, der eigentlich innerhalb des Unternehmens selbst dargestellt wird, einem externen Partner oder Dienstleister überträgt.

Am Markt gibt es heute zahlreiche Speditionen und Logistikunternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Online-Händlern die Versandlogistik als reine Dienstleistung anzubieten. Hierbei werden Festbeträge für die jeweils genutzte Lagerfläche, die Annahme und Überprüfung von Waren sowie für die Kommissionierung, die Verpackung und den Versand von Bestellungen vereinbart.

Besonders interessant in diesem Zusammenhang: Kurzfristige Umsatzanstiege wirken sich bei diesem Modell nicht auf die dauerhaften laufenden Kosten aus. Auch bei hohem Bestellaufkommen kann man die eigenen Strukturen klein halten. Man zahlt in dieser Situation etwas höhere Lagergebühren. Die zusätzlichen Handlingkosten belasten die eigene Bilanz nicht, da sie lediglich auftragsbezogen anfallen. Sinkt das Auftragsvolumen wieder ab, dann reduzieren sich gleichzeitig auch die anteiligen Raumkosten und die Höhe der monatlichen Handlingkosten.

Ein weiterer Vorteil bei diesem Modell besteht darin, dass man bestimmte verbindliche Vereinbarungen bezüglich der Qualität der ausgehenden Pakete vereinbaren kann. Diese kann auf Basis von Testbestellungen jederzeit überprüft werden. Da größere Logistikunternehmen aber hier ohnehin mit standardisierten und teilweise sogar automatisierten System arbeiten, kann man sich in der Regel auf die Einhaltung von vereinbarten Standards verlassen.

Hinzu kommt, dass größere Speditionen oder Logistiker meist Zugriff auf günstige Konditionen bei den verschiedenen Paketdiensten haben. Wenn diese Preisvorteile an die einzelnen Kunden weitergegeben werden, dann verringern sich die eigenen Versandkosten durch den Einsatz von Outsourcing sogar.

Einer der größten und bekanntesten Anbieter in diesem Bereich ist übrigens Amazon. Der Handelskonzern stellt Lager und Logistik auch dann zur Verfügung, wenn gar nicht über den Amazon-Marktplatz vertrieben wird. Allerdings spricht nichts dagegen, eigene Produkte auch dort anzubieten, wenn die Ware ohnehin im Amazon-Zentrallager aufbewahrt und von hier aus versendet wird.

 


 

DropShipping als alternatives Handelsmodell

Ohne an dieser Stelle sonderlich in die Tiefe gehen zu wollen, möchten wir ein weiteres Modell vorstellen, bei dem der Händler selbst auch nicht mehr für seine eigene Logistik verantwortlich ist. Die Rede ist dabei vom Handelsmodell DropShipping. Dieses Konzept basiert darauf, dass ein Händler seine Ware im Vorfeld nicht bei Lieferanten einkauft. Er belässt die einzelnen Produkte stattdessen bei den jeweiligen Herstellern oder Großhändlern. Diese übernehmen dann im Falle einer Bestellung im Shop den Versand direkt an den Endkunden.

Die Vorteile dieses Systems liegen auf der Hand: Als Online-Händler benötigt man in dieser Situation weder ein eigenes Lager noch Logistikpersonal oder Verpackungsmaterial. Auf diese Weise bleiben die internen Kosten dauerhaft niedrig. Außerdem entfällt der teure Vorab-Einkauf von Handelsware auf eigenes Risiko. Da DropShipping bisher noch nicht in allen Branchen und Bereichen durchgehend angeboten wird, muss man als Online-Händler allerdings mit leichten Einschränkungen in Bezug auf den Aufbau von eigenen Sortimenten rechnen. Mittlerweile sind es aber immer mehr Lieferanten geworden, die als DropShipping-Großhändler auftreten und ihre angeschlossenen Händler mit diversen Leistungen versorgen, sodass es sich durchaus lohnt, dieses Konzept in Verbindung mit dem eigenen Geschäftsbereich einmal näher zu überprüfen und in Erwägung zu ziehen.

 


 

Wenn schon, dann richtig: 7 Tipps für die Versandlogistik in Eigenregie

Nachdem Sie nun zwei grundlegende Modelle kennengelernt haben, mit denen sich der Online-Handel ohne eigene Logistik realisieren lässt, werden Sie vielleicht damit beginnen, intensiv über das Outsourcing in diesem Bereich nachzudenken. Wenn Sie sich letztlich aber doch dafür entscheiden, die Versandlogistik weiterhin in Eigenregie durchzuführen, dann helfen Ihnen die folgenden Tipps und Ratschläge bei der Optimierung dieses wichtigen und schwierigen Unternehmensbereiches.

 

Tipp 1: Die zukunftssichere Raumplanung

Jeder Quadratmeter Lagerfläche kostet Sie Monat für Monat bares Geld. Daher sollten Sie den Raumbedarf mit größtmöglicher Sorgfalt planen. Entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für ein Lagergebäude, das Ihnen die Option bietet, im Laufe der Zeit weitere Flächen anzumieten. Ansonsten ist ein aufwendiger Umzug im Falle von Wachstum kaum abzuwenden. Machen Sie sich aber nicht nur Gedanken, über die eigentliche Lagerfläche, sondern berücksichtigen Sie, dass Ihr Lager auch genug Platz für die Mitarbeiter und deren Tätigkeiten bieten muss.

 

Tipp 2: Strategien für kurzfristige Überbelegung

Im Handel kann es immer wieder zu Situationen kommen, in denen Sie kurzfristig deutlich mehr Ware an Lager nehmen müssen als eigentlich geplant. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn sich für Sie eine besonders günstige Gelegenheit zum Einkauf von Palettenware ergibt oder wenn Sie aufgrund saisonaler Bestellanstiege den Lagerbestand vorübergehend erhöhen müssen. Sorgen Sie dafür, dass Sie in solchen Situationen kurzfristig auf Ausweichflächen zurückgreifen können. Hierbei kann es sich um Platz bei einem befreundeten Unternehmen, eine kurzfristig angemietete Fläche bei einer Spedition oder um private Räume handeln. Solche Optionen verhindern, dass Sie dauerhaft weitere Flächen anmieten müssen, auch wenn sich der zusätzliche Platzbedarf nur auf wenige Wochen beschränkt.

 

Tipp 3: Personalplanung mit Weitblick

Bei der Planung Ihres Logistik-Teams im Lager müssen Sie nicht nur mit Weitblick, sondern auch mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein vorgehen. Schließlich haben Sie es hier mit Menschen zu tun und es wäre nicht redlich, diese zu disponieren wie Gegenstände. Arbeiten Sie daher mit festen Dienstplänen und erklären Sie den Mitarbeitern, dass sie im Falle von außergewöhnlichen Umsatzanstiegen vorübergehend Überstunden absolvieren müssen, bis sich abzeichnet, ob die Einstellung von weiterem Personal sinnvoll ist. Es schadet übrigens auch nichts, wenn Sie in harten Zeiten selbst einmal im Lager Hand anlegen. So erhöhen Sie nicht nur den Arbeitsdurchsatz, sondern verbessern auch gleich das Betriebsklima und gewinnen interessante Einblicke in Ihre eigene Logistik.

 

Tipp 4: Wichtige Entscheidungen selbst treffen

Natürlich brauchen auch Ihre Lagermitarbeiter einen bestimmten Freiraum, was eigene Entscheidungen angeht. Allerdings müssen Sie es sich unbedingt vorbehalten, wirklich wichtige Entscheidungen selbst zu treffen. Dies sollte vor allem immer dann gelten, wenn ein Entschluss mit hohen oder mit wiederkehrenden Kosten verbunden ist. Vergeben Sie innerhalb des Lagers entsprechende Berechtigungen, damit jeder Mitarbeiter immer ganz genau weiß, was er entscheiden darf und was nicht. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich übrigens, ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern in der Logistik einen verantwortlichen Lagerleiter zu bestimmen, der die Kommunikation zwischen Lager und Büro führt.

 

Tipp 5: Interne Prozesse regelmäßig überprüfen

Viele Online-Händler kommen zur Logistik wie die Jungfrau zum Kind. Oft steht hier keine tiefgehende Planung im Hintergrund. Stattdessen wurde die Logistik als reine Notwendigkeit innerhalb der ersten Tage nach der Gründung mehr oder weniger improvisiert aus dem Boden gestampft und seitdem nie wieder von Grund auf neu überdacht. Dies sollten Sie als Internetunternehmer aber unbedingt beachten, da Sie ansonsten einerseits zu viel Geld ausgeben und andererseits Performance-Einbußen hinnehmen müssen. Eine entsprechende Betrachtung muss nicht zwangsläufig dazu führen, dass bestehende Prozesse aus Prinzip über Bord geworfen werden. Allerdings sollte man sich die Freiheit nehmen, alle Abläufe kritisch zu überprüfen und im Zweifelsfall neu zu definieren.

 

Tipp 6: Die Qualität nicht aus den Augen verlieren

Man kann ein Produkt auf ganz unterschiedliche Weise verpacken und verschicken. Leider setzen sich, gerade wenn man unter Stress steht, oft die weniger ansehnlichen und dafür bequemeren Methoden schnell durch. Da werden zum Beispiel deutlich zu große Kartons verwendet, die dann mit viel zu viel Füllmaterial ausgepolstert sind. Schief sitzende Klebestreifen oder Etiketten werden nicht neu geklebt, sondern einfach unansehnlich belassen. Verschmutzte Kartonagen werden nicht aussortiert, sondern gelangen in einem zweifelhaften Zustand zum Kunden. Zustand, Optik und Beschaffenheit der Verpackung haben einen entscheidenden Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. Sie sollten daher großen Wert darauf legen, dass jede einzelne Sendung Ihr Lager in einwandfreiem Zustand verlässt.

 

Tipp 7: Aktive strategische Umsatzplanung

Viele Online-Händler betrachten die Anzahl täglicher Besucher und Bestellungen ganz ähnlich wie ein Naturereignis. Sie gehen davon aus, dass sie hierauf keinen sonderlichen Einfluss nehmen können. Dies trifft allerdings nicht zu. Es gibt viele Möglichkeiten, den eigenen Umsatz zu steuern und auf diese Weise sicherzustellen, dass vorhandene Räumlichkeiten und personelle Ressourcen optimal genutzt werden können. Beispiele hierfür sind besondere Abverkaufsaktionen über eBay oder Amazon und Abo-Commerce-Konzepte. Mit dem Verkauf von Produkten auf Marktplätzen lassen sich saisonale Schwankungen gut ausgleichen, während der Abo-Commerce dafür sorgt, dass sich Lager- und Personalbedarf langfristig im Voraus planen lassen.

 

Dein Weg zum eigenen Amazon-Business

 


 

 

Über den Autor

Sebastian Huke

Sebastian Huke

Artikel des Autors

Sebastian Huke ist bereits seit 2011 Redakteur und Marketing-Manager beim E-Commerce-Magazin INTERNETHANDEL und seine Begeisterung für neue Geschäftsideen ist kein Geheimnis. Daher betreut er im Magazin sowie im Unternehmensblog die Bereiche Geschäftsideen und Gründung. So stellt Sebastian Huke regelmäßig neue Start-ups vor, führt Interviews, erarbeitet Gründerstorys und verfasst auch themenübergreifende Artikel in den Bereichen Online-Handel und Marketing.