Profi-Werkzeuge für den optimalen Einkauf: Die Balanced Scorecard im Überblick

Schon vor langer Zeit wussten erfahrene Kaufleute: Der Profit wird beim Einkauf gemacht. Damit der alte Satz aber auch tatsächlich zutrifft, muss die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen optimal erfolgen. Ohne professionelle Werkzeuge ist das heute kaum noch möglich. Wir stellen Ihnen mit der Balanced Scorecard ein solches Instrument vor und erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihren Einkauf damit professioneller gestalten können.

Die Balanced Scorecard als Profi-Werkzeug im Einkauf

Wie hat sich der Einkauf in den letzten Jahren verändert?

Um beschreiben zu können, wie sich der gewerbliche Einkauf in den letzten Jahren und Jahrzehnten verändert hat, müssen wir eine kleine Reise in die Vergangenheit antreten. Denken wir also einmal kurz darüber nach, wie in deutschen Unternehmen noch vor gut 20 Jahren eingekauft wurde. Damals waren die Hauptkommunikationsmittel das Telefon und das Telefax. Kontakte zu Lieferanten stellte man her, indem man Messen besuchte oder Nachschlagewerke wälzte. Oft wurde der Einfachheit und Bequemlichkeit halber auch bei lokalen Herstellern oder Großhändlern direkt vor Ort eingekauft.

Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten wurden für die Ewigkeit geschlossen. Dabei legte der Lieferant größten Wert darauf, seine Kunden nicht auf den Gedanken kommen zu lassen, sie könnten ihre Waren auch bei einem anderen Anbieter einkaufen, während die einkaufenden Unternehmen alles daran setzten, den Eindruck zu erwecken, sie seien nicht vom Lieferanten abhängig. Ohne Frage waren die damaligen Zeiten aus der Perspektive des Beschaffungsmanagements deutlich entspannter, stressfreier und gemütlicher als heute. Doch die Ära von Telefon und Telefax ist vorbei und wir befinden uns mitten im digitalen Zeitalter.

Der wesentlichste aller Unterschiede für Einkäufer besteht heute darin, dass jedes Unternehmen auf der ganzen Welt, zumindest theoretisch, immer nur einen Mausklick weit entfernt ist. Sie können Waren, Rohstoffe, Material oder auch Services heute überall auf der Erde beschaffen und es spielt fast keine Rolle mehr, aus welchem Land Ihr Hersteller, Großhändler oder Dienstleister stammt. Nun könnten Sie einwenden, dass Sie der alten Zeiten halber lieber bei den Einkaufsgewohnheiten von damals bleiben und die Globalisierung der Beschaffungsmärkte ignorieren. Dieser Ansatz ist vielleicht ehrenwert, bringt Sie und Ihr Unternehmen allerdings sehr schnell in eine schwierige Lage. Ihre Mitbewerber sind nämlich weniger gemütlich veranlagt und kaufen längst international und – was noch wichtiger ist – zu deutlich besseren Konditionen ein.

Wenn Sie dabei mithalten wollen, ohne Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren, dann sollten Sie spätestens jetzt im digitalen und globalen Zeitalter ankommen und Ihren Einkauf dementsprechend gestalten. Allerdings benötigt das moderne Beschaffungsmanagement auch moderne Werkzeuge. Mit der Balanced Scorecard stellen wir Ihnen eines davon im Folgenden vor.

Was ist eine Balanced Scorecard?

Bei der Balanced Scorecard handelt es sich einfach gesprochen um ein Konzept, mit dem Unternehmen ihre Aktivitäten und Prozesse messen, dokumentieren und steuern können. Entwickelt wurde das System zu Beginn der 1990er Jahre an der Harvard-Universität. Es basiert auf der Überlegung, dass logische Systeme dazu in der Lage sind, Informationen aufzunehmen, zu verarbeiten und in veränderter Form wieder abzugeben. Die Zielsetzung besteht dabei grundsätzlich darin, das Erreichen von strategischen Zielen messbar zu machen. Im Wirtschaftsleben wird die Balanced Scorecard mit BSC abgekürzt. Eine wesentliche Eigenschaft des Systems besteht darin, dass man immer mit der gewünschten Wirkung einer Strategie beginnt und sich dann rückwärts zu den erforderlichen Maßnahmen bewegt.

Damit unsere Ausführungen nicht zu abstrakt werden, wollen wir die BSC anhand eines kleinen Beispiels erläutern:

Stellen Sie sich vor, dass ein Unternehmen die Zufriedenheit seiner Kunden verbessern möchte. Man stellt also diese Zielsetzung an den Beginn der BSC und erarbeitet im nächsten Schritt, welche Faktoren letztlich darüber entscheiden, wie zufrieden oder unzufrieden ein Kunde ist. Nehmen wir, um bei unserem Beispiel zu bleiben, an, es handelt sich um die Aspekte Einhaltung von Terminen, beanstandete Lieferungen, Wartezeit auf den Kundenservice und Produktpreis.

Im nächsten Schritt kann jetzt festgelegt werden, welche Kennzahlen erhoben werden müssen, um die Kundenzufriedenheit unter den genannten Faktoren zu messen. Recherchiert werden müssten in unserem Beispiel hauptsächlich die Anzahl der nicht eingehaltenen Termine, der Anteil von Beanstandungen, die durchschnittliche Wartezeit auf den Kundenservice und der Preis je Produkt. Ermittelt man diese Werte, so erhält man eine Abbildung des aktuellen Zustandes.

Jetzt kann man beginnen, Vorgaben zu jedem einzelnen Wert zu entwickeln. So könnte man definieren, dass sich die Einhaltung von Terminen um 50 Prozent verbessern, die Anzahl an beanstandeten Lieferungen um 30 Prozent reduzieren und die Wartezeit auf den Kundenservice sich halbieren soll, während die Kosten für das Produkt gleichzeitig nicht ansteigen. Um diese Vorgaben zu erreichen, betrachtet man nun wiederum jeden einzelnen Faktor für sich und entwickelt jeweils eine eigenständige Strategie. Soll also beispielsweise die Wartezeit auf den Kundenservice reduziert werden, ohne dass die Kosten ansteigen, so muss die Effizienz der verantwortlichen Abteilung gesteigert werden. Dies könnte zum Beispiel durch eine verbesserte Software, durch gezielte Mitarbeiterschulungen oder einen geringeren Krankenstand erreicht werden.

Was wir an diesem Beispiel erkennen können, ist, dass es deutlich leichter geworden ist, das ursprüngliche Ziel, nämlich die Steigerung der Kundenzufriedenheit zu erreichen, wenn man es in einzelne Bereiche unterteilt und diesen jeweils eigenständige Kennzahlen zuweist. Auf diese Weise gelingt es, einen sehr komplexen und dazu noch abstrakten Arbeitsbereich anschaulich und steuerbar zu machen. Die künftigen Kennzahlen zeigen dabei übrigens automatisch den Fortschritt, den man erzielt hat und offenbaren sofort, ob das gesetzt Ziel erfüllt wurde.

Wie nutzt man eine BSC im Einkauf?

Die Balanced Scorecard lässt sich sehr einfach auf die Arbeit einer Einkaufsabteilung übertragen. Gehen wir dazu davon aus, dass die oberste Zielsetzung darin besteht, den Einkauf im Sinne der allgemeinen Unternehmensziele zu optimieren. Diese Vorgabe könnte sich zum Beispiel aus den Faktoren Einkaufspreis, sonstige Konditionen, Kontaktaufwand, Qualität und Zuverlässigkeit zusammensetzen.

Im nächsten Schritt geht es nun darum, den einzelnen Faktoren verlässliche Kennzahlen zuzuordnen. Der Einkaufspreis erscheint zunächst am wenigsten kompliziert, muss allerdings mögliche Schwankungen in Wechselkursen oder zusätzliche Kosten für internationale Zahlungssysteme berücksichtigen. Zu den sonstigen Konditionen zählen vor allem Lieferkosten, aber auch Zoll- und sonstige Gebühren. Der Kontaktaufwand bezieht sich auf die Frage, ob die Verbindung zu einem bestimmten Hersteller oder Großhändler mit einem außergewöhnlichen Aufwand verbunden ist, da beispielsweise sprachliche Barrieren, unsichere Rechtsverhältnisse oder andere Besonderheiten berücksichtigt werden müssen. Die Qualität von Produkten muss über eine ganze Reihe von Kennzahlen ermittelt werden, die bis hin zur Zufriedenheit der Endkunden reichen können. Die Zuverlässigkeit betrifft nicht nur die reine Lieferzeit, sondern auch die Reaktionszeiten des einzelnen Lieferanten und die Verlässlichkeit, mit der Zusagen und Vereinbarungen eingehalten werden.

Sicher haben Sie längst erkannt, dass jeder einzelne genannte Faktor, also Einkaufspreis, sonstige Konditionen, Kontaktaufwand, Qualität und Zuverlässigkeit, wiederum das Thema einer eigenständigen Balanced Scorecard sein könnten. Hier ist es an Ihnen, zu entscheiden, wann ein Unterthema so komplex ist, dass man zu seiner Bewertung und Steuerung eine eigenständige BSC einsetzen sollte.

5 Tipps für den professionellen Einsatz von Balanced Scorecards im Einkauf

Um Ihnen den Einstieg in die Balanced Scorecard für Einkäufer zu erleichtern, wollen wir Sie im Folgenden mit 5 kurzen und prägnanten Tipps versorgen, die Ihnen den Umfang mit dem Planungs- und Optimierungsinstrument erleichtern werden.

Tipp 1: Ermittlung Ihres individuellen Bedarfs

Bevor Sie sich mit dem Einsatz einer Balanced Scorecard in Ihrem Arbeitsbereich beschäftigen, sollten Sie die Frage beantworten, ob dieses professionelle und damit auch recht aufwendige Instrument tatsächlich erforderlich ist. Denken Sie auf der einen Seite darüber nach, wie stark sich das jetzige Beschaffungsmanagement maximal verbessern lassen kann und bewerten Sie auf der anderen Seite die Komplexität Ihrer Arbeit. Wenn Sie dabei feststellen, dass der Einkauf in Ihrem Fall ohne sonderliche Systeme überschaut, überwacht und gesteuert werden kann und zusätzlich nur ein minimales Potenzial zur Verbesserung besteht, dann sollten Sie eher auf den Einsatz einer BSC verzichten.

Tipp 2: Entwicklung eines angemessenen Konzeptes

Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass Ihr Einkauf komplex und die Optimierungsmöglichkeiten umfangreich sind, ist der Einsatz einer BSC eine angemessene Maßnahme. Beginnen Sie damit, die Balanced Scorecard bis ins kleinste Detail zu konzipieren und zu planen. Starten Sie dazu mit Ihrer obersten Zielsetzung und brechen Sie diese allmählich und in einzelnen Schritten auf die verschiedenen Faktoren herunter. Ordnen Sie den Faktoren wiederum Kennzahlen zu und entscheiden Sie im Einzelfall, ob ein Faktor selber bereits so komplex ist, dass sich die Nutzung einer zusätzlichen BSC lohnt. Überprüfen Sie Ihr Konzept immer wieder im Hinblick auf Logik und Plausibilität und nehmen Sie sich für die Planungsphase ausreichend Zeit.

Tipp 3: Erhebung zuverlässiger Kennzahlen

Nachdem das Konzept Ihrer Balanced Scorecard fertiggestellt ist und Sie festgelegt haben, welche Kennzahlen erforderlich sind, um die einzelnen Faktoren und Bereiche bewerten und überprüfen zu können, müssen Sie anfangen, die Erzeugung und Erhebung dieser Kennzahlen zu planen. Einige Werte werden in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich ohnehin gespeichert und sind von daher einfach zu übernehmen. Andere Kennzahlen basieren allerdings auf komplexen Formeln und beinhalten Werte, die bisher noch nicht erhoben und genutzt werden. Konzipieren Sie daher die exakten Prozesse, die zur Feststellung und Errechnung der Kennzahlen erforderlich sind und beachten Sie ein sinnvolles Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen.

Tipp 4: Einbeziehung aller beteiligten Mitarbeiter und Partner

Um eine komplexe Balanced Scorecard erfolgreich einführen und umsetzen zu können, sind Sie auf die Unterstützung aller Beteiligten angewiesen. Dies gilt zunächst vor allem für die Erhebung der erforderlichen Kennzahlen, da Sie diese Prozesse häufig an Mitarbeiter oder externe Partner delegieren werden. Da Sie die BSC nutzen, um Vorgänge zu optimieren, ist es aber auch im weiteren Verlauf unverzichtbar, dass Ihre Maßnahmen und Strategien von allen Beteiligten getragen und aktiv unterstützt werden. Dies gelingt am besten, wenn Sie Mitarbeiter und Partner frühzeitig über Ihr Vorhaben informieren, die Balanced Scorecard ausführlich erklären und auch im Projektverlauf immer wieder Informationen über den aktuellen Status kommunizieren. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Vorgehensweise optimal unterstützt wird und so zum maximalen Erfolg führt.

Tipp 5: Regelmäßige Erfolgskontrolle

Die erste Aufnahme der ausgewählten Kennzahlen vermittelt Ihnen ein Bild über den aktuellen Zustand. Anhand dessen werden Sie nun Ihre Ziele definieren und an bestimmte Zeitpunkte knüpfen. Überprüfen Sie die Einhaltung dieser Ziele regelmäßig, konsequent und sorgfältig. Warten Sie nicht bis zu dem Zeitpunkt, an dem ein bestimmtes Ziel bereits erreicht werden soll, sondern verschaffen Sie sich auch im Zeitraum davor einen Überblick über die Entwicklung. So erhalten Sie die Möglichkeit, frühzeitig zu erkennen, wenn ein Ziel die dahinter stehende Struktur stark unter- oder überfordert und können rechtzeitig kleinere Anpassungen an Ihrer BSC und den Zielvorgaben vornehmen.

 

Über den Autor

Sebastian Huke

Sebastian Huke

Artikel des Autors

Sebastian Huke ist bereits seit 2011 Redakteur und Marketing-Manager beim E-Commerce-Magazin INTERNETHANDEL und seine Begeisterung für neue Geschäftsideen ist kein Geheimnis. Daher betreut er im Magazin sowie im Unternehmensblog die Bereiche Geschäftsideen und Gründung. So stellt Sebastian Huke regelmäßig neue Start-ups vor, führt Interviews, erarbeitet Gründerstorys und verfasst auch themenübergreifende Artikel in den Bereichen Online-Handel und Marketing.