Mengen-Management im Einkauf: Wirksame Strategien zur Kosteneinsparung

Jeder verantwortliche Mitarbeiter in sämtlichen Unternehmen ist heute gefordert, sich möglichst kostenbewusst zu verhalten. Dies gilt vor allem auch für den Einkauf, da hier oft die höchsten Kosten eines Betriebes erzeugt werden. Bei der Optimierung von Kosten wird im Einkauf allerdings häufig übersehen, dass nicht nur der eigentliche Einkaufspreis, die Bezugskosten und die direkten Folgekosten bestimmen, wie viel Geld in die Beschaffung fließen, sondern vor allem auch die Bestellmenge. Wir erklären, warum dieser oft unterschätzte Faktor so wichtig ist und zeigen Ihnen Strategien zur Optimierung der Bestellmengen.


Bestellmengen: Der häufig unterschätzte Kostenfaktor

Wenn Sie als Einkäufer darüber nachdenken, welche Faktoren die Kosten im Beschaffungsmanagement Ihres Unternehmens bestimmen, dann denken Sie sicher zuerst an den eigentlichen Einkaufspreis je Produkt oder Dienstleistung, an die Kaufnebenkosten und vielleicht noch an Aspekte wie Lager-, Instandhaltungs- oder Wartungskosten. Was den meisten Einkäufern allerdings nicht auf Anhieb einfällt, obwohl es sich eigentlich um einen sehr naheliegenden Faktor handelt, ist die konkrete Bestellmenge.

Natürlich stellt es einen erheblichen Unterschied in Bezug auf die tatsächlichen Kosten dar, ob Sie von einer bestimmten Ware 100 oder 1.000 Stück einkaufen. Doch während die Kostenoptimierung in modernen Unternehmen alle zuvor genannten Faktoren einbezieht, bleibt die reine Bestellmenge meist unberücksichtigt.

Natürlich gibt es Bereiche, in denen sich die Einkaufsmenge nicht verändern lässt, ohne die betrieblichen Abläufe erheblich zu stören. Wenn Ihr Unternehmen innerhalb einer bestimmten Zeit zum Beispiel eine festgelegte Menge eines bestimmten Produktes herstellen muss, für das Sie einen Rohstoff benötigen, dann wäre es verhängnisvoll, wenn  Sie dessen Bestellmenge reduzieren würden.

Dies hätte zur Folge, dass Ihre Produktion nicht mehr die geforderte Menge termingerecht herstellen könnte und daher einen Verlust erleiden würde. Ebenso wäre es betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, wenn Sie in einem Handelsunternehmen zu wenig von einem sehr gut laufenden Artikel einkaufen würden und in der Folge weniger Verkäufe erzielen, als möglich gewesen wäre.

Denken Sie nun allerdings einmal an Bereiche wie Büro- und Arbeitsmaterial, an Verpackungsstoffe, Hilfsmittel, Werkzeuge, Berufs- und Schutzbekleidung oder an vergleichbare Artikel und führen Sie sich vor Augen, wie im Moment darüber entschieden wird, welche Mengen hiervon jeweils eingekauft werden. Sie stellen mit Sicherheit schnell fest, dass sich die Sorgfalt, mit der die Bestellmengen gesteuert werden, deutlich reduziert, je weiter ein bestimmtes Produkt vom zentralen Geschäftsgegenstand Ihres Unternehmens entfernt ist.

Mit anderen Worten: Rohstoffe, die unmittelbar der Produktion dienen, werden wahrscheinlich recht geplant und strukturiert eingekauft. Die Bestellmengen von Aktenordnern, Reinigungsmitteln, IT-Hardware, Atemschutzmasken, Sägeblättern, Schrauben oder Toilettenpapier, um nur einige Beispiele zu nennen, unterliegen vermutlich keiner sonderlichen Kontrolle oder Steuerung.

Betrachten wir im Folgenden einige Strategien, um Einkaufsmengen von Produkten und auch Dienstleistungen aktiv zu senken.

 


 

Das Mitarbeiterverhalten

Strategie 1: Das Mitarbeiterverhalten

Viele alltägliche Einkaufsvorgänge von als weniger wichtig geltenden Produkten und Dienstleistungen werden nicht innerhalb der Einkaufsabteilung ausgelöst, sondern direkt von den Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen erledigt. Für diese wiederum ist es allerdings oft nicht nachvollziehbar und transparent genug, zu welchen Konsequenzen ein bestimmtes Bezugsverhalten im Unternehmen führt.

Würde der jeweilige Mitarbeiter selber für seinen privaten Bedarf in einem Ladengeschäft einkaufen, dann wäre ein völlig anderes Verhalten zu beobachten. Er weiß nicht nur genau, welche Menge er von einem bestimmten Artikel benötigt, sondern kann auch jederzeit beurteilen, welche Anzahl er sich aktuell von seinem Geld leisten kann und will und welche Menge er in seiner Wohnung lagern möchte. Im Unternehmen stellt sich dies aufgrund der größeren Komplexität der Abläufe und Strukturen allerdings grundlegend anders dar.

Hier fällt es dem Mitarbeiter sehr leicht, lieber etwas zu viel als etwas zu wenig zu bestellen. Schließlich weiß er nicht genau, welche seiner Kollegen das Produkt vielleicht ebenfalls benötigen. Von der Tendenz her wird daher in der Regel eine größere Menge geordert als erforderlich wäre. Auch die mit dem Einkauf verbundenen Kosten verspürt der Mitarbeiter nicht persönlich.

Der ausgegebene Betrag schmälert nicht seinen eigenen Geldbeutel, sodass er keine Veranlassung verspürt, die Bestellmenge aus Kostengründen aktiv zu reduzieren. Und letztlich muss er die eingekaufte Ware nicht in seiner eigenen Wohnung lagern. Selbst übergroße Bestellmengen verschwinden im Unternehmen in Schränken, Kellern und Lagerräumen, wo sie oft erst bei der nächsten Gesamtinventur wieder auffallen.

Es ist nicht einfach, alle Mitarbeiter eines Unternehmens zu einem vernünftigeren Einkauf zu bewegen. Allerdings ist bereits viel damit geholfen, wenn Sie bei den Kollegen das Bewusstsein für den eigentlichen Bedarf, die Kosten und die Lagerung der Einkäufe schärfen. Gestalten Sie die entsprechenden Prozesse also im ersten Schritt für jeden Mitarbeiter, der selber Bestellungen tätigen kann, transparent und sprechen Sie mit den Leuten regelmäßig darüber, welche Konsequenzen die Bestellung von zu großen Mengen insgesamt nach sich ziehen.

 

Die Entscheidungskompetenz

Strategie 2: Die Entscheidungskompetenz

Wenn Sie mit der ersten Strategie noch keine sonderlichen Erfolge erzielen, dann müssen Sie härter durchgreifen und strukturell etwas verändern. Gehen wir dabei zunächst einmal davon aus, dass die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Einkäufe bis zu einem bestimmten Volumen selber tätigen können. Leider zeigt ein Blick in die Praxis, dass in vielen Fällen nicht einmal Obergrenzen für Einkäufe definiert sind. Natürlich wird eine Reinigungskraft im Betrieb nicht auf den Gedanken kommen, eine neue Produktionsanlage mit einem siebenstelligen Wert zu bestellen.

Allerdings hat es sich gezeigt, dass sich auch die vielen kleineren Beschaffungsaktionen zu einer stattlichen Summe addieren können. Von daher sollte in Ihrem Unternehmen ganz klar geregelt werden, welche Mitarbeiter über welche Bestellungen und Einkäufe in welchem Gesamtwert entscheiden dürfen.

Wenn es eine entsprechende Festlegung in Ihrem Betrieb noch nicht gibt, dann sollten Sie sie spätestens jetzt einführen. Verfügen Sie bereits über eine solche Struktur, dann beginnen Sie damit, die verschiedenen Stellschrauben zu betätigen, um die Bestellmengen bei den Einkäufen zu optimieren. Hierzu können Sie zum einen die Berechtigung, wer überhaupt über eine Bestellung entscheiden darf, verändern.

Nicht jeder Mitarbeiter in jeder Abteilung muss auch selber einkaufen können. Dies kann durchaus den Abteilungsleitern oder ihren Stellvertretern vorbehalten sein. Und auch in Bezug auf die leitenden Kollegen können Sie die maximalen Obergrenzen in Bezug auf Bestellmengen oder Kosten überdenken und verändern.

Wenn Sie feststellen, dass all diese Maßnahmen noch nicht zum gewünschten Erfolg führen, dann sollten Sie anordnen, dass ausschließlich Sie selber über anstehende Einkäufe und die damit verbundenen Bestellmengen entscheiden. Dieser Schritt ist zwar mit einem deutlichen Mehraufwand für Sie und Ihre eigene Abteilung verbunden, erlaubt Ihnen dafür aber eine vollständige Kontrolle der Einkäufe.

 

Begrenzungen der Bestellmengen

Strategie 3: Begrenzungen der Bestellmengen

Die in der zweiten Strategie dargestellte Möglichkeit, eigenhändig über sämtliche Bestellungen zu entscheiden, bildet tatsächlich die letzte Lösung, wenn keine anderen Maßnahmen fruchten. Bevor es so weit ist, sollten Sie zunächst ausprobieren, allgemeine Regeln für den Einkauf durch die verschiedenen Mitarbeiter im Unternehmen zu definieren und diese Regeln konsequent durchzusetzen.

Auch dieser Schritt erfordert ein gewisses Maß an zusätzlicher Arbeit durch Sie und Ihre Abteilung. Allerdings ist dieser Aufwand einmalig. Es geht hierbei darum, einmal sämtliche Produkte und Dienstleistungen zu erfassen, die in Ihrem Unternehmen überhaupt eingekauft werden und im Anschluss daran für jeden Beschaffungsbereich bestimmte Regeln aufzustellen.

Die drei Möglichkeiten, um die Gesamtbestellmengen zu beeinflussen sind dabei recht einfach. Sie können zum einen festlegen, dass ein Produkt nur seltener bestellt werden darf. Sie können darüber hinaus die maximale Menge je Bestellvorgang begrenzen und Sie können drittens festlegen, dass bestimmte Produkte gar nicht mehr bestellt werden. Diese drei Beschränkungen helfen Ihnen sehr effektiv dabei, zu hohe Bestellmengen im Unternehmen in den Griff zu bekommen und dadurch hohe Kosten einzusparen.

 

Die optimale Bestellmenge

Die optimale Bestellmenge

 

Wenn immer Sie als Einkäufer daran gehen wollen, die Bestellmengen in Ihrem Unternehmen zu optimieren, dann sollten Sie in zwei deutlich voneinander abgegrenzten Phasen vorgehen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen:

 

Die Analyse der Potenziale/Die Umsetzung der Einsparmöglichkeiten

➔ Phase 1: Die Analyse der Potenziale

Innerhalb dieser ersten Phase geht es für Sie darum, sich einen gründlichen Überblick über das bisherige Einkaufsverhalten und die Bestellgewohnheiten im Unternehmen zu verschaffen und aus diesen Beobachtungen Möglichkeiten zur Steuerung abzuleiten. Beginnen Sie damit, herauszufinden:

  • Wer kauft ein
  • Was wird gekauft
  • Bei wem wird gekauft
  • Zu welchem Preis wird gekauft
  • In welcher Menge wird gekauft
  • Wie häufig wird gekauft
  • Über welchen Bestellweg wird gekauft

Wenn Sie diese Analyse gründlich durchgeführt haben, werden Sie genau wissen, wie sich der Einkauf in Ihrem Unternehmen konkret darstellt. Dadurch, dass Sie nicht nur die Einkäufe selber erfassen, sondern alle in der oben stehenden Liste aufgeführten Fragen berücksichtigen, entstehen bereits während dieser Analyse die ersten Ideen über mögliche Hebel, mit denen sich das Einkaufsverhalten optimieren lässt.

Sie erkennen zum Beispiel auf Anhieb, dass eine bestimmte Abteilung zu einem bestimmten Einkaufsverhalten neigt, dass zu gewissen Zeiten im Geschäftsjahr größere Mengen eingekauft werden oder dass bestimmte Mitarbeiter fast gleichzeitig identische Produkte einkaufen. Diese Einschätzungen helfen Ihnen bei der Entwicklung der ganz konkreten Hebel, mit denen Sie künftig das Bestellverhalten steuern können.

Erarbeiten Sie nach Abschluss der Analyse eine Liste von Maßnahmen zur Reduzierung der Bestellmengen und sortieren Sie diese Liste nach dem jeweiligen Einsparungspotenzial der einzelnen Maßnahmen. Notieren Sie in diesem Zusammenhang in jedem Fall den jeweils konkreten Ist-Wert, um die künftigen Verbesserungen überprüfen und bewerten zu können.

 

➔ Phase 2: Die Umsetzung der Einsparmöglichkeiten

Sie kennen nun die verschiedenen Hebel, mit denen Sie Einfluss auf das Einkaufsverhalten im Unternehmen nehmen können und wissen darüber hinaus, mit welchen dieser Maßnahmen Sie besonders umfassende Ergebnisse erreichen können. Nun geht es für Sie darum, die entwickelten Hebel und Instrumente im Unternehmen einzuführen. Je nachdem, wie lange Ihre Kollegen bereits gewohnt sind, in der derzeitigen Struktur zu arbeiten und einzukaufen, wird es wahrscheinlich schwierig sein, sie an ein völlig neues Verhalten zu gewöhnen.

In dieser zweiten Phase ist es deshalb besonders wichtig, dass Sie in Bezug auf die Umsetzung der von Ihnen angeordneten Veränderungen absolut konsequent sind. Wenn Sie selber nicht peinlich genau auf die Einhaltung Ihrer Regeln und Maßnahmen achten, werden Sie kaum von den Mitarbeitern erwarten können, dass Ihre Anordnungen eingehalten werden.

In der Praxis hat es sich darüber hinaus bewährt, bei der Umsetzung von strukturellen Veränderungen mit einem Höchstmaß an Transparenz vorzugehen. Je stärker Sie Ihre Mitarbeiter in die Optimierung der Bestell- und Einkaufsvorgänge einbeziehen, mit desto größerem Engagement werden Ihre Hebel und Instrumente angewandt werden. Erklären Sie den einzelnen Abteilungen und Mitarbeitern von daher detailliert, welche Probleme Sie mit welchen Maßnahmen bekämpfen wollen, führen Sie ihnen immer wieder die negativen Folgen zu hoher Ausgaben vor Augen und lassen Sie sie an den Ergebnissen Ihrer Optimierung teilhaben.

 

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Über den Autor

Sebastian Huke

Sebastian Huke

Artikel des Autors

Sebastian Huke ist bereits seit 2011 Redakteur und Marketing-Manager beim E-Commerce-Magazin INTERNETHANDEL und seine Begeisterung für neue Geschäftsideen ist kein Geheimnis. Daher betreut er im Magazin sowie im Unternehmensblog die Bereiche Geschäftsideen und Gründung. So stellt Sebastian Huke regelmäßig neue Start-ups vor, führt Interviews, erarbeitet Gründerstorys und verfasst auch themenübergreifende Artikel in den Bereichen Online-Handel und Marketing.