Günstiger Einkauf – hoher Gewinn: 8 Strategien für erfolgreiche Verhandlungen

Für viele Online-Händler ist der Einkauf ein lästiges Übel, bei dem es vor allem darum geht, verkaufsfähige Waren auf möglichst unkomplizierte Weise zu beschaffen. Dabei bildet die Qualität des Einkaufs einen der ganz wesentlichen Erfolgsfaktoren in jedem Handelsunternehmen. Wir zeigen Ihnen, warum der Einkauf so wichtig ist und machen Sie mit Strategien vertraut, die Ihnen zu deutlich verbesserten Konditionen verhelfen.

Der Gewinn wird beim Einkauf gemacht

Kennen Sie diese alte Kaufmannsweisheit? Damit ist gemeint, dass es fast keinen Faktor im Unternehmen gibt, der den Gewinn so stark beeinflusst wie der Einkauf. Beschaffen Sie Ihre Waren zu teuer, dann wirkt sich das nicht nur unmittelbar auf Ihre Bilanz aus, sondern auch auf die Kalkulation Ihrer Verkaufspreise. Diese wiederum entscheiden im transparenten Online-Handel ganz direkt darüber, ob sich eine ausreichende Anzahl von Verbrauchern dafür entscheidet, bei Ihnen einzukaufen oder sich lieber einem Ihrer Konkurrenten zuwendet. Damit ist der Einkauf nicht nur ein ausschlaggebender Faktor für Ihren Gewinn, sondern auch für Ihren Umsatz, Ihre Conversionrate und die Anzahl Ihrer Kunden.

Neben dem quantitativen Effekt der Produktbeschaffung sollten Sie aber auch die qualitative Komponente nicht aus den Augen verlieren. Auf die Dauer gesehen wird sich Ihr Online-Shop nur dann am Markt durchsetzen können, wenn es Ihnen gelingt, ein Sortiment anzubieten, das in der Lage dazu ist, Verbraucher nachhaltig zu begeistern. Natürlich beschreiten Sie viele verschiedene Wege, um sich über Produktneuheiten, Trends und Innovationen in Ihrem Verkaufsbereich auf dem Laufenden zu halten.

Ein bedeutender Aspekt hierbei ist aber der Input, den Sie durch Ihre Lieferanten erhalten. Ein guter Lieferant wird Sie ganz von selber immer wieder auf neue Artikel und Verkaufsmöglichkeiten hinweisen, wenn Sie in einem kooperativen und freundlichen Verhältnis miteinander stehen. Sie sehen also, dass auch diese Komponente in erheblicher Weise zu Ihrem Erfolg beiträgt und keinesfalls unterschätzt werden sollte.

 

Als Online-Händler müssen Sie vor allem ein brillanter Einkäufer sein

Wahrscheinlich sehen Sie sich als Online-Händler vor allem als Verkäufer. Diese Einschätzung ist naheliegend, da Ihr unmittelbarer geschäftlicher Erfolg natürlich immer davon abhängig ist, wie gut Sie dazu in der Lage sind, Produkte an Ihre Besucher und Kunden zu verkaufen. Vor dem Hintergrund dieser Einschätzung verlieren allerdings viele Internetunternehmer den Blick dafür, dass Sie neben Ihrer Aufgabe als Verkäufer auch brillante Einkäufer sein müssen. Ohne Einkauf gäbe es gar keine Angebote in Ihrem Shop und Sie würden nicht einen einzigen Cent Umsatz erreichen können.

Dabei genügt es nicht, den Bereich Einkauf einfach nur irgendwie darzustellen. Ihr Beschaffungsmanagement muss sich auf einem hohen Niveau bewegen, wenn Sie dauerhaft erfolgreich sein wollen. Die Zielsetzung ist dabei sehr einfach: Sie müssen hochwertige, aktuelle und stark nachgefragte Produkte pünktlich, in ausreichenden Mengen und zu günstigen Konditionen zu Ihrer Verfügung haben. So einfach diese Zielsetzung auch klingen mag: Im beruflichen Alltag stellt sie sich deutlich komplexer und komplizierter dar als in dieser Kurzzusammenfassung.

Dabei bedingt der optimale Einkauf vor allem einen gepflegten und hochwertigen Pool von engagierten und verlässlichen Lieferanten. Wie gut sich dieser Pool entwickelt und im Arbeitsalltag bewährt, hängt vor allem vom richtigen Umgang mit den angeschlossenen Herstellern und Großhändlern ab. An dieser Stelle schließt sich der Kreis. Je besser die Zusammenarbeit mit den Lieferanten funktioniert, desto besser entwickeln sich die Einkaufskonditionen und umso vorteilhafter stellen sich die geschäftlichen Ergebnisse dar.

Im Folgenden präsentieren wir Ihnen insgesamt 8 Strategien, mit denen Sie sich einen hochwertigen Stamm von Lieferanten aufbauen und optimale Konditionen erreichen können.

 

Immer auf der Suche nach neuen Lieferanten

Strategie 1: Immer auf der Suche nach neuen Lieferanten

Neue Besen kehren gut. Was der Volksmund so entschieden zum Ausdruck bringt, das gilt auch für die Zusammenarbeit mit Partnern im Geschäftsleben. Neue Lieferanten sind besonders daran interessiert, den Anforderungen und Wünschen Ihrer Kunden möglichst umfassend zu entsprechen. Von daher ist es sinnvoll, den Pool an Herstellern, Großhändlern und Importeuren regelmäßig aufzufrischen.

Hiermit ist nicht gemeint, dass jeder Lieferant nach einer gewissen Zeit ausgetauscht werden sollte. Es kann aber auch nicht schaden, dass die angeschlossenen Geschäftspartner bemerken, dass Sie sich den Blick auf neue Lieferanten nicht versagen.

Unser Tipp: Nutzen Sie Messen und Ausstellungen, Lieferantenverzeichnisse, persönliche Kontakte und auch die Recherche per Internet immer wieder, um sich über neue Anbieter am Markt zu informieren und nehmen Sie Kontakt auf, wenn Ihnen ein Hersteller oder Großhändler besonders interessant vorkommt.

 

Mit klaren Zielen verhandelt es sich besser

Strategie 2: Mit klaren Zielen verhandelt es sich besser

Wenn Sie in eine Verhandlung mit einem Lieferanten treten, dann benötigen Sie unbedingt ganz klare Vorstellungen darüber, was Sie im Gespräch erreichen wollen. Ohne solche Ziele werden Sie grundsätzlich eher unsicher wirken und Ihren Verhandlungspartner in die Lage versetzen, seine eigenen Ziele Ihnen gegenüber durchzusetzen.

Daher sollten Sie vor jedem Gespräch, in dem es um Konditionen geht, sehr genau festlegen, was Sie von dem Gesprächspartner erwarten und mit welchem Ergebnis Sie im Idealfall aus der Verhandlung gehen wollen. Definieren Sie darüber hinaus in jedem Fall auch die Bedingungen, unter denen Sie die Zusammenarbeit auf keinen Fall weiter fortsetzen würden.

Unser Tipp: Der konkrete Preis eines Produktes ist nicht die einzige Kondition, über die es sich lohnt zu verhandeln. Natürlich spielen die reinen Einkaufskosten eine wichtige Rolle. Allerdings wirken sich auch Qualität, Lieferfähigkeit, Kaufnebenkosten und weitere Faktoren auf Ihren geschäftlichen Erfolg aus. Berücksichtigen Sie in Verhandlungen daher immer alle entscheidenden Aspekte und beschränken Sie sich nicht auf die reine Preisverhandlung.

 

Kooperation statt Gegnerschaft

Strategie 3: Kooperation statt Gegnerschaft

Eine althergebrachte Vorstellung geht davon aus, dass zwischen dem Einkäufer und dem Verkäufer eine ausgeprägte Gegnerschaft herrschen muss, die oft bis zur Feindschaft geht. Verabschieden Sie sich von solchen Vorstellungen, denn diese sind schon lange nicht mehr zeitgemäß. Heute haben fast alle erfolgreichen Geschäftsleute erkannt, dass man dauerhaft mit einem kooperativen und partnerschaftlichen Umgang deutlich mehr erreichen kann als mit einem autoritären Stil.

Bemühen Sie sich daher immer um einen partnerschaftlichen Umgang mit Ihren Lieferanten und verzichten Sie auf autoritäres Gehabe. Bedenken Sie, dass Ihnen ein freundschaftlich verbundenes Unternehmen immer engagierter zur Seite stehen wird als ein Lieferant, der Sie insgeheim ablehnt.

Unser Tipp: Auch im Umgang mit Ihren Lieferanten zahlt sich Offenheit aus. Nutzen Sie gemeinsame Gespräche, um über Ihre Zukunftspläne und anstehenden Projekte zu sprechen. Beziehen Sie Ihre Hersteller und Großhändler frühzeitig in Ihre geschäftlichen Pläne ein, befragen Sie sie über ihre Auffassung dazu und geben Sie ihnen das Gefühl, Wert auf ihre Einschätzungen zu legen.

 

Der persönliche Kontakt ist unersetzlich

Strategie 4: Der persönliche Kontakt ist unersetzlich

Wir leben im digitalen Zeitalter und stehen gleichzeitig fast durchgängig unter Stress. Vor dem Hintergrund dieser Entwicklungen geraten persönliche Begegnungen zwischen Menschen im Geschäftsleben immer mehr ins Hintertreffen. Oft sind sich Geschäftspartner, die seit Jahren intensiv zusammenarbeiten, noch nie persönlich begegnet. Stattdessen wird per E-Mail, Chat, Social Network, Telefon oder sogar per Video-Konferenz kommuniziert.

Diese Form der digital geprägten Gesprächskultur ist zwar praktisch und spart viel Zeit. Vollständig kann sie die persönliche Begegnung allerdings nicht ersetzen. Wenn Menschen sich persönlich begegnen, dann werden die geführten Gespräche durch nonverbale Aspekte bereichert, die sich durch kein technisches Verfahren ersetzen lassen. Verzichten Sie nicht auf diese zwischenmenschlichen Komponenten, die Ihren geschäftlichen Verbindungen einen wertvollen Charakter verleihen.

Unser Tipp: Planen Sie mit Ihren wichtigeren Lieferanten ganz regelmäßig persönliche Treffen ein. Laden Sie Ihre Geschäftspartner dazu aber nicht selbstherrlich vor, sondern legen Sie Wert darauf, dass die Begegnungen abwechselnd bei Ihnen und in den Räumlichkeiten Ihrer Lieferanten stattfinden. Auf diese Weise erfahren Sie noch ein wenig mehr über die verbundenen Unternehmen.

 

Anreize bieten, statt Druck ausüben

Strategie 5: Anreize bieten, statt Druck ausüben

Niemand arbeitet gerne unter besonderem Druck und die meisten Menschen bevorzugen im Berufsleben eine entspannte, partnerschaftliche und faire Atmosphäre. Als Einkäufer und Auftraggeber haben Sie es weitgehend in der Hand, ob Ihre Lieferanten den geschäftlichen Kontakt zu Ihnen als angenehm oder als unerträglich empfinden. Verabschieden Sie sich im Umgang mit den Geschäftspartnern von einem autoritären Stil und vermeiden Sie es, übermäßigen Druck auszuüben.

Fördern Sie bei Ihren Lieferanten stattdessen lieber das Gefühl der hochwertigen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit, setzen Sie auf Vertrauen und zeigen Sie den Partnern deutlich, welche hohen Erwartungen Sie in die Kooperation setzen. Ein entsprechend motivierter Lieferant wird grundsätzlich deutlich stärker für Ihre Ziele eintreten als ein Geschäftspartner, der nur widerwillig mit Ihnen arbeitet.

Unser Tipp: Setzen Sie in der Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten doch einmal auf ein System der Belohnung. Definieren Sie bestimmte Mindestvorgaben, die grundsätzlich eingehalten werden müssen und arbeiten Sie im Falle des Versagens nicht mit Vertragsstrafen, sondern setzen Sie einen Bonus aus, wenn die Vorgaben übertroffen werden. Hierbei kann es sich zum Beispiel um eine höhere oder auch schnellere Bezahlung oder auch um eine besondere Prämie für den Geschäftspartner handeln.

 

Gute Gelegenheiten nicht ungenutzt verstreichen lassen

Strategie 6: Gute Gelegenheiten nicht ungenutzt verstreichen lassen

Es gibt bessere und schlechtere Gelegenheiten, um mit Lieferanten harte Verhandlungsgespräche zu führen und bessere Konditionen herauszuschlagen. Entwickeln Sie ein Gespür für die guten Gelegenheiten zur Verhandlung und lassen Sie diese nicht ungenutzt verstreichen. Beispiele für solche Gelegenheiten sind zum einen feste Zeitpunkte im Geschäftsjahr, wie etwa die Zeit unmittelbar nach einer wichtigen Messe oder der Jahresbeginn und andere Möglichkeiten zum Gespräch, die sich unmittelbar aus dem Geschäftsverlauf selber ergeben.

So könnten Sie unter anderem ein Gespräch führen, wenn sich Ihr Umsatz gegenüber einem Lieferanten deutlich erhöht hat, wenn neue Produkte auf den Markt gelangt sind oder wenn ein neuer Lieferant von sich Reden macht. Sicher werden Sie viele weitere Anlässe entdecken, die sich ideal für eine Verhandlungsrunde anbieten.

Unser Tipp: Arbeiten Sie in Bezug auf Verhandlungstermine mit Ihren Lieferanten nach einem festen Kalender. Tragen Sie hier sowohl die allgemeinen Gelegenheiten im Geschäftsjahr als auch die spezifischen Ereignisse bei einzelnen Lieferanten ein, die sich für den Auftakt zu einer Gesprächsrunde anbieten. Achten Sie darauf, dass grundsätzlich Sie den Impuls zum Gespräch geben, weil Ihnen das innerhalb der anstehenden Verhandlung von vornherein zu einer besseren Position verhilft.

 

Offen und authentisch, aber auch kontrolliert und diszipliniert

Strategie 7: Offen und authentisch, aber auch kontrolliert und diszipliniert

Heute spielt Offenheit und Transparenz auch im Geschäftsleben eine wichtige Rolle. Die Zeiten, in denen Kunden auf der einen und Lieferanten auf der anderen Seite versucht haben, möglichst alle wesentlichen Geschäftsinformationen voreinander zu verheimlichen, sind endgültig vorbei. Stattdessen setzt man auf gegenseitige Einsicht in die Belange und Bedürfnisse des jeweils anderen. Diese wiederum bedingt ein Mindestmaß an Informationen über die Situation, die Motive und die Pläne des Geschäftspartners.

Wenngleich Offenheit eine wichtige Eigenschaft im geschäftlichen Miteinander ist, so sollten Sie dennoch immer ganz genau planen und berücksichtigen, welche Informationen Sie preisgeben wollen. Das Herz ganz unkritisch auf der Zunge zu tragen, kann sich im geschäftlichen Kontakt schnell zu einem Risiko entwickeln und Ihre Position nachhaltig verschlechtern. Bleiben Sie daher bei aller Kooperationsbereitschaft und Freundlichkeit immer kontrolliert und lassen Sie sich in Gesprächen nicht gehen.

Unser Tipp: Viele Geschäftsleute begehen den Fehler, dass Sie Gesprächsinhalte durch andere Äußerungen oder ihr Verhalten konterkarieren und sich auf diese Weise unglaubwürdig machen. Wer bei seinen Lieferanten zum Beispiel über ausgesprochen schlechte und schleppende Geschäfte klagt und vor diesem Hintergrund bessere Konditionen fordert, der verliert seine Glaubwürdigkeit, wenn er direkt nach dem Gespräch von der geplanten Anschaffung einer neuen Luxus-Limousine als Firmenwagen schwärmt.

 

Leben und Leben lassen

Strategie 8: Leben und Leben lassen

Da im Kontakt zwischen Kunden und Lieferanten nicht mehr die Gegnerschaft zwischen beiden Parteien im Vordergrund steht, sondern es eher um die Gemeinsamkeiten und die verbindenden Elemente geht, benötigen Geschäftspartner eine ganz neue Form des gegenseitigen Umgangs miteinander, der das alte autoritäre Gefälle ersetzt. Der kleinste gemeinsame Nenner bei der Suche nach solchen gemeinsamen Motiven ist immer das Bedürfnis beider Partner, langfristig am Markt zu überleben und für eine gute Leistung auch eine gute Bezahlung zu erhalten.

Stellen Sie diese Gemeinsamkeit immer in den Mittelpunkt Ihrer geschäftlichen Beziehungen und zeigen Sie Ihren Lieferanten ganz deutlich, dass Sie deren existenzielle Bedürfnisse und auch Ängste ernst nehmen und respektieren. Betonen Sie im alltäglichen Kontakt immer wieder die verbindenden Elemente und verzichten Sie nach Möglichkeit auf Äußerungen und Aktionen, die Gegensätze und sich widersprechende Zielsetzungen in den Mittelpunkt stellen.

Unser Tipp: Für Ihr Unternehmen, seinen Erfolg und die betrieblichen Abläufe sind langfristige Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern wertvoll und wichtig. Anstatt bei jedem kleinen Konflikt und jeder Kontroverse Ihre Lieferanten komplett auszutauschen, sollten Sie lieber versuchen, gemeinsam praktikable Lösungen zu entwickeln und sich gemeinsam an der Langfristigkeit Ihrer Zusammenarbeit erfreuen.

 


 

 

 

Über den Autor

Sebastian Huke

Sebastian Huke

Artikel des Autors

Sebastian Huke ist bereits seit 2011 Redakteur und Marketing-Manager beim E-Commerce-Magazin INTERNETHANDEL und seine Begeisterung für neue Geschäftsideen ist kein Geheimnis. Daher betreut er im Magazin sowie im Unternehmensblog die Bereiche Geschäftsideen und Gründung. So stellt Sebastian Huke regelmäßig neue Start-ups vor, führt Interviews, erarbeitet Gründerstorys und verfasst auch themenübergreifende Artikel in den Bereichen Online-Handel und Marketing.