Effizientes Arbeiten für Unternehmer: 5 Strategien für einen Neustart

Jeder Selbständige kennt dieses Gefühl: Nach einem langen und anstrengenden Arbeitstag kommt man erschöpft nach Hause und weiß eigentlich gar nicht, was man überhaupt getan und geschafft hat. Wer so auf seinen Tag zurückblickt, der hat schnell ein Problem damit, die notwendige Motivation für kommende Herausforderungen aufzubringen. Unsere Strategien helfen Ihnen dabei, einen effizienten Arbeitsstil zu entwickeln um so erfolgreicher und zufriedener zu werden.

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Beginnen wir unseren Ausflug in die Welt des effizienten Arbeitens mit einer kleinen aber wichtigen Begriffsdefinition. Hierbei geht es um den entscheidenden Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz. Sie werden feststellen, dass beide Bezeichnungen im Alltag sehr oft miteinander verwechselt werden.

Von effektiver Arbeit spricht man immer dann, wenn das angestrebte Ergebnis einer Beschäftigung erreicht wird. Wenn es Ihr Ziel ist, dass Sie neue Produkte in Ihren Shop aufnehmen, dann ist Ihre Arbeit effektiv, sobald sie, egal wie, mit dem Resultat verbunden ist, dass sich hinterher mehr Artikel in Ihrem Lieferprogramm befinden. Wenn dagegen von Effizienz die Rede ist, dann geht es zusätzlich um ein optimales Verhältnis von Kosten und Nutzen. Nehmen wir also an, dass Sie einen Mitarbeiter engagieren, dessen einzige Aufgabe darin besteht, neue Produkte in den Shop einzustellen. Wenn ihm dies gelingt, dann kann man seine Arbeit als effektiv bezeichnen. Kostet Sie der Mitarbeiter allerdings mehr, als Sie durch zusätzliche Artikel im Lieferprogramm verdienen, dann mangelt es an Effizienz.

Betrachten wir kurz ein anderes Beispiel. Um ein Feuer zu löschen, können Sie sowohl Wasser als auch Champagner verwenden. In beiden Fällen wird es Ihnen gelingen, die Flammen zu bekämpfen. Die Brandbekämpfung ist also sowohl mit Wasser als auch mit Champagner effektiv. Natürlich kostet es Sie allerdings eine ganze Menge mehr, im Falle eines Brandes ein teures Luxusgetränk als Löschmittel zu verwenden. Der Einsatz von Wasser ist hier also in der Regel der deutlich effizientere Weg. Eine Ausnahme besteht dann, wenn Ihnen, im Gegensatz zu Champagner, kein Wasser zur Verfügung steht. In dieser Situation müssten Sie analysieren, ob die Kosten für den Champagner niedriger sind als der Schaden, der Ihnen durch einen ungelöschten Brand entsteht, um herauszufinden, wie effizient es ist, das Feuer mit Champagner zu löschen.

 

Warum effizientes Arbeiten vor allem für Selbständige wichtig ist

Wir haben uns mit der Differenzierung zwischen Effektivität und Effizienz beschäftigt, weil diese Unterscheidung für selbständige Unternehmer besonders wichtig ist. Schließlich kommt es in Ihrer Position nicht nur darauf an, eine Arbeit optimal zu erledigen. Sie müssen die Kosten, die mit der Erledigung verbunden sind, permanent im Blick behalten, weil es eine Ihrer wichtigsten Aufgaben ist, Ihr Unternehmen innerhalb der Gewinnzone zu führen. Wenn Sie durch die Art und Weise, mit der Aufgaben im Betrieb erledigt werden, Verluste erleiden, haben Sie keine Chance auf einen positiven Geschäftsverlauf.

Um Prozesse und Vorgänge im Unternehmen immer wieder auf ihre Effizienz hin überprüfen zu können, ist es zunächst einmal wichtig, dass Sie selbst in der Lage sind, effizient zu arbeiten. Und genau hier mangelt es bereits bei vielen Unternehmern. Wenn Sie also häufig das Gefühl haben, ganze Arbeitstage ohne greifbare Ergebnisse verbracht zu haben, wenn Sie sich regelmäßig fragen, was Sie an einem ganzen Tag eigentlich wirklich erledigt haben und wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihnen die eigene Arbeitszeit zwischen den Fingern verrinnt, dann sollten Sie sich dringend mit der Effizienz Ihrer eigenen Tätigkeit beschäftigen.

Der entscheidende Vorteil für Sie: Durch die intensive Beschäftigung mit der eigenen Effizienz schärfen Sie Ihren Blick auch für die kritische Beurteilung von anderen Prozessen und Abläufen im Unternehmen. Wenn Sie selbst effizient arbeiten, dann fällt es Ihnen auch deutlich schneller auf, wenn es Ihren Mitarbeitern an Effizienz mangelt. Wenn Sie in dieser Situation nicht nur mit Kritik aufwarten, sondern den Teammitgliedern auch gleich erklären können, wie sich Ihr Arbeitsstil verbessern lässt, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie sparen für Ihr Unternehmen Kosten ein und leisten gegenüber Ihren Mitarbeitern einen wichtigen Beitrag für mehr Zufriedenheit.

Die folgenden Strategien helfen Ihnen dabei, die Effizienz Ihres eigenen Arbeitsstils zu erhöhen. Wenn Sie die einzelnen Konzepte und unsere Tipps berücksichtigen, werden Sie jeden Tag deutlich mehr erledigen können und insgesamt zufriedener und erfolgreicher werden. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und viel Erfolg bei der Umsetzung.

 

Strategie 1: Ordnung ist das halbe Arbeitsleben

Ein ungeordneter Stapel von Unterlagen und Akten hier. Eine Ansammlung von unerledigten Vorgängen dort. Auf vielen Schreibtischen sieht es aus wie auf einem Schlachtfeld und Papiere werden immer wieder zu neuen Türmen zusammengestellt. Die Unordnung auf dem Schreibtisch dämpft nicht nur die gute Laune und die Freude an der Arbeit. Sie ist auch unübersichtlich und erschwert es, wichtige Dinge wiederzufinden. Um das zu vermeiden, sollten Sie Ihren Arbeitsplatz jeden Tag aufräumen.

Sorgen Sie dafür, dass sich auf Ihrem Schreibtisch selbst nur wichtige Unterlagen befinden, die Sie wirklich benötigen und schaffen Sie sich für die übrigen Akten und Vorgänge ein durchdachtes Ablagesystem. Hierbei ist es wichtig, dass Ihnen Unterlagen auf der einen Seite nicht länger im Weg sind, sie auf der anderen Seite aber auch nicht dauerhaft aus dem Blick geraten und vergessen werden. Ihr Ablagesystem sollte daher über eine zeitliche Struktur verfügen. Arbeiten Sie deshalb mit unterschiedlichen Wiedervorlage-Fristen und ordnen Sie die Vorgänge von Ihrem Schreibtisch regelmäßig den verschiedenen Dringlichkeitsstufen zu.

Unser Tipp: Heute erfolgen immer mehr Arbeitsschritte unmittelbar im Computer und sind gar nicht mehr mit Akten und Papieren verbunden. Daher ist es sehr wichtig, dass Sie auch innerhalb Ihres Rechners Ordnung halten. Anstatt immer neue Dokumente auf dem Desktop abzulegen, sollten Sie hier ein System von Ordnern und Unterordnern einsetzen, in das Sie jedes Dokument ablegen. Halten Sie es mit dem Desktop genau so, wie mit Ihrem echten Schreibtisch und dulden Sie hier nur Dokumente, die Sie wirklich kurzfristig benötigen.

 

Strategie 2: Wichtigkeit und Dringlichkeit

Einer der wesentlichen Fehler in Sachen Effizienz ist die Verwechslung von Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dabei ist es entscheidend, diese beiden Faktoren sorgfältig auseinander zu halten. Wichtige Dinge müssen unbedingt erledigt werden. Wird dies versäumt, dann drohen harte Konsequenzen. Dringliche Dinge dagegen sind in ihrer Erledigung an einen bestimmten Zeitrahmen gebunden. Wird bei ihrer Erledigung ein bestimmter Termin verpasst, dann muss die jeweilige Aufgabe als gescheitert betrachtet werden.

Allerdings: Nicht jede wichtige Aufgabe ist auch dringlich und nicht jede dringliche Aufgabe ist wichtig. Hier zu differenzieren ist wesentlich für einen gut organisierten Arbeitstag. Führen Sie sich daher bei jedem anstehenden Arbeitsschritt immer vor Augen, ob er zum einen wirklich wichtig ist und ob er zum anderen innerhalb eines bestimmten Zeitfensters erledigt werden muss. Diese Art, Vorgänge zu ordnen und zu sortieren, führt wie von selbst zu einem effizienten Arbeitsstil. Während viele Menschen lediglich mit einer To-do-Liste arbeiten, auf der Verpflichtungen ohne Hinweis auf Wichtigkeit und Dringlichkeit auftauchen, arbeiten Menschen, die gelernt haben hier zu differenzieren, deutlich erfolgreicher.

Unser Tipp: Ein gut geplantes Tagesprogramm hilft bei Differenzierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und unterstützt Sie dabei, alle Ihre Ziele souverän zu erreichen. Nehmen Sie sich daher zu Beginn jedes Arbeitstages ein paar Minuten Zeit, in denen Sie sich mit nichts anderem beschäftigen als mit der Planung der vor Ihnen liegenden Bürostunden. Sammeln Sie zunächst alle Dinge, die Sie bearbeiten wollen und ordnen Sie diese dann nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Auf diese Weise entsteht eine besonders effiziente Arbeitsreihenfolge.

 

Strategie 3: Wer verschiebt, der verliert

Wie leicht fällt es uns doch eine unangenehme Verpflichtung immer wieder aufzuschieben. Wir wissen genau, dass wir eigentlich etwas Bestimmtes abschließen müssten und finden von Tag zu Tag immer neue innere Ausreden, warum wir genau heute nicht mit dieser Aufgabe beginnen wollen oder können. Auf diese Weise verschieben wir den Vorgang so lange, bis er schließlich zu einem ganz konkreten Schaden führt, dessen Beseitigung meist noch viel unangenehmer und aufwendiger ist als die Erledigung der ursprünglichen Aufgabe.

In dieser Situation hilft es, aktiv Ursachenforschung zu betreiben. Analysieren Sie die Aufgaben, die Sie immer wieder zurückstellen und versuchen Sie herauszufinden, was genau Ihnen bei der Erledigung so unangenehm ist. Versuchen Sie dabei nach Möglichkeit bestimmte Muster zu erkennen. So kommen Sie Ihren inneren Arbeitsbarrieren auf die Spur und können danach an deren Bewältigung arbeiten. Eine gute Strategie besteht darin, komplexe und große Aufgaben in kleinere Teilschritte zu gliedern, die sich leichter verwirklichen lassen als das gesamte Projekt. Sie werden schnell feststellen, wie befriedigend es ist, wenn Sie einen Weg entdecken, Unangenehmes nicht mehr aufzuschieben, sondern aktiv in Angriff zu nehmen.

Unser Tipp: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag doch einfach einmal mit der Verrichtung der eher unangenehmen Aufgaben. Wenn es Ihnen gelingt, die verhassten Tätigkeiten innerhalb der ersten Arbeitsstunde zu vollenden, dann liegt ein deutlich angenehmerer Arbeitstag vor Ihnen. Außerdem stärkt der Stolz über eine erfolgreich beseitigte Hürde Ihre langfristige Motivation und sorgt für mehr Spaß und Freude an der Arbeit.

 

Strategie 4: Die „Not-to-do-Liste“

Fast jeder Büroarbeiter verwendet To-do-Listen, um Aufgaben und Arbeitsschritte zu planen und zu strukturieren. Hierbei handelt es sich um ein bewährtes Instrument zur Gliederung des Arbeitstages und zur besseren Zeitplanung. Ein Blick in die Praxis zeigt allerdings, dass es oft nicht unsere tatsächlichen Aufgaben sind, die uns die Zeit rauben, sondern zusätzliche Verpflichtungen, die wir uns von anderen aufbürden lassen.

Wenn jemand eine neue Aufgabe an Sie heranträgt, dann sollten Sie damit zunächst einmal so umgehen wie der Empfänger eines Paketes. Wenn der Postbote bei Ihnen klingelt und eine Sendung abliefern möchte, dann stellen Sie sich auch kurz vor die Frage, ob es sich wirklich um eine Bestellung von Ihnen handelt und ob Sie das Paket annehmen wollen. Stellen Sie hierbei fest, dass die Sendung nicht für Sie bestimmt sein kann, dann weisen Sie sie zurück. Genau so sollten Sie auch mit Aufgaben verfahren, die eigentlich nicht in Ihr Ressort fallen und Sie im Grunde nicht betriffen. Gelingt es Ihnen nicht, solche Arbeiten abzuweisen, dann werden Sie im Arbeitsalltag bald heillos überfordert sein. Sie denken, dass sich diese Strategie eher auf angestellte Mitarbeiter und nicht auf Sie als Chef bezieht? Weit gefehlt. Gerade Unternehmer stehen innerhalb Ihrer Betriebe immer wieder in der Situation, von Ihren Mitarbeitern Aufgaben aufgebürdet zu bekommen, die sie eigentlich selbst erledigen sollten. Weisen Sie solche Versuche freundlich aber entschieden ab und versuchen Sie bei einer Häufung herauszufinden, warum der einzelne Mitarbeiter wohl versucht, seine eigenen Aufgaben zu Lasten anderer loszuwerden.

Unser Tipp: Der beste Schutz davor, mit Aufgaben überhäuft zu werden, die nicht wirklich zu Ihrem eigenen Arbeitsbereich gehören, besteht darin, die verschiedenen Tätigkeitsbereiche im Unternehmen ganz klar zu definieren. Wenn jeder Mitarbeiter immer ganz genau weiß, für welche Ressorts er zuständig ist und für welche nicht, dann wird es ihm deutlich leichter fallen, unpassende Aufgaben abzuweisen.

 

Strategie 5: Multitasking führt nicht zum Erfolg

Über lange Zeit galt es als besonders wünschenswerte Eigenschaft, als Mensch fähig zum  Multitasking zu sein. Es wurden sogar regelrechte Wettbewerbe darüber ausgetragen, ob eher Frauen oder eher Männer dazu in der Lage sind, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Mittlerweile wissen wir aus der modernen Hirnforschung, dass es echtes Multitasking ohnehin nicht gibt. Selbst wenn der Eindruck von Gleichzeitigkeit entsteht, dann werden verschiedene Aufgaben und Arbeitsschritte in Wirklichkeit immer hintereinander und nie simultan ausgeführt.

Aber auch in Bezug auf die Effizienz ist nicht zu dem Versuch zu raten, viele Dinge gleichzeitig zu schaffen. Wer sich stattdessen jeder einzelnen Aufgabe mit größtmöglicher Konzentration und einzeln widmet, der erzielt wesentlich bessere Arbeitsergebnisse. Der Trick besteht also auch hier darin, den Arbeitstag optimal zu strukturieren und zu planen und dann alle anfallenden Arbeiten der Reihe nach und konzentriert zu bewältigen. So gelingen selbst komplexe Projekte und anstrengende Arbeitsphasen erfolgreich und ohne dass man vor lauter Überlastung die Motivation und die gute Laune verliert.

Unser Tipp: Wenn Sie bei der Arbeit bemerken, dass Sie doch in Versuchung geraten mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen oder bei einer Aufgabe bereits an die nächste denken, dann sollten Sie sich aktiv um Entschleunigung bemühen. Legen Sie eine kurze Pause ein und konzentrieren Sie sich anschließend wieder voll und ganz auf Ihre aktuelle Aufgabe.

 


 

 

Über den Autor

Sebastian Huke

Sebastian Huke

Artikel des Autors

Sebastian Huke ist bereits seit 2011 Redakteur und Marketing-Manager beim E-Commerce-Magazin INTERNETHANDEL und seine Begeisterung für neue Geschäftsideen ist kein Geheimnis. Daher betreut er im Magazin sowie im Unternehmensblog die Bereiche Geschäftsideen und Gründung. So stellt Sebastian Huke regelmäßig neue Start-ups vor, führt Interviews, erarbeitet Gründerstorys und verfasst auch themenübergreifende Artikel in den Bereichen Online-Handel und Marketing.