Besser Einkaufen im Online-Handel: 6 Tipps für optimale Konditionen

Als Online-Händler definieren Sie Ihren geschäftlichen Erfolg vor allem anhand des konkreten Gewinns, der Ihnen am Ende eines Monats übrig bleibt. Dieser Gewinn wiederum hängt im Wesentlichen davon ab, wie geschickt Sie einkaufen. Wir erklären, warum die Einkaufskonditionen im E-Commerce so entscheidend sind und stellen Ihnen 6 innovative Strategien vor, mit denen Sie Ihren Einkauf optimieren.

Bessere Konditionen im gewerblichen Einkauf

 

Der Gewinn wird beim Einkauf gemacht

Diese Kaufmannsweisheit ist so alt, dass jeder sie kennen sollte. Und dennoch handeln viele Online-Händler so, als wäre es Ihnen noch immer nicht bewusst, dass Sie den größten Teil des Profits durch ein optimales Beschaffungsmanagement erzielen. Kein Kostenfaktor bestimmt im Handel die Gewinnspanne so stark wie die Bezugskosten der Verkaufsware.

Das liegt vor allem daran, dass sich die dort realisierten Einsparungseffekte potenzieren. Wenn es Ihnen gelingt, den Preis eines Produktes, von dem Sie im Laufe eines Jahres 10.000 Stück verkaufen, um nur 2,00 Euro zu senken, so erhöht sich Ihr Jahresergebnis um sagenhafte 20.000 Euro. Versuchen Sie sich einen anderen Unternehmensbereich vorzustellen, mit dem eine vergleichbare Steigerung des Gewinns möglich ist. Sie werden schnell merken, dass die alten Kaufleute Recht hatten, wenn Sie sagten, dass der Profit beim Einkauf erzielt wird.

Aus dieser Einsicht kann man ableiten, dass die Beschäftigung mit der Beschaffung Ihrer Handelsware einer der wichtigsten Bereiche in Ihrem Unternehmen ist. Es empfiehlt sich von daher, dass Sie sich persönlich damit befassen, Ihre Lieferanten zu optimalen Konditionen zu bewegen. Doch was fällt eigentlich alles unter die vielzitierten Einkaufskonditionen?

 


 

Es kommt nicht ausschließlich auf den Einkaufspreis an

Das erste, was uns allen zum Thema Einkaufskonditionen einfällt, ist natürlich der reine Preis eines Produktes. Und ohne Frage handelt es sich hierbei auch um einen wichtigen Faktor. Allerdings wäre es ein Fehler, ausschließlich auf diesen Wert zu achten, wenn wir mit einem Lieferanten über Konditionen verhandeln. Ebenfalls von Bedeutung sind nämlich die folgenden Faktoren:

•    Welche Lieferkosten und Versandspesen berechnet Ihnen der Lieferant?
•    Sind Sie zur Abnahme bestimmter Verpackungseinheiten verpflichtet?
•    Wie lang ist die konkrete Lieferzeit und wie früh müssen Sie bestellen?
•    Welches Zahlungsziel wird Ihnen eingeräumt?
•    Räumt der Lieferant Ihnen rückwirkend Rabatte für Ihr Jahresvolumen ein?
•    Unterstützt der Lieferant Ihre produktbezogenen Marketing-Aktionen?
•    Stellt der Lieferant kostenlos Werbe- und Verkaufsmaterial zur Verfügung?

Sie sehen: es gibt eine ganze Reihe von Faktoren, die über den eigentlichen Preis eines Produktes hinausgehen und die dennoch einen erheblichen Einfluss darauf haben, welchen Gewinn Sie letztlich mit Ihrem Unternehmen erzielen. Achten Sie bei allen Verhandlungsgesprächen daher immer auf diese zusätzlichen Konditionen. Da viele Hersteller und Großhändler ebenfalls hauptsächlich an den reinen Produktpreis denken, wenn es um Verhandlungen geht, ist es meist einfacher für Sie, den Lieferanten in Bezug auf die zusätzlichen Konditionen zum Entgegenkommen zu bewegen.

Die folgenden Profi-Strategien unterstützen Sie aktiv dabei, das bestmögliche Ergebnis aus Ihren Verhandlungen mit Lieferanten herauszuholen. Nutzen Sie die Strategien am besten in Kombination, um das Maximum für sich und Ihr Unternehmen herauszuholen und Ihrem Gewinn damit einen bemerkenswerten Turbo zu verpassen.

 


 

Strategie 1: Suchen Sie immer nach der Quelle

Unsere erste Strategie beschäftigt sich mit einem sehr weit verbreiteten Einkaufsfehler vieler Händler. Aus Bequemlichkeit oder Unwissen passiert es nämlich häufig, dass man seine Waren bei einem Zwischenhändler einkauft und dadurch sowohl ihn als auch seine jeweiligen Lieferanten mit dem Einkaufspreis mitfinanziert. Oft versuchen solche Lieferanten uns gegenüber den Eindruck zu erwecken, es handle sich bei ihnen um den Hersteller oder doch zumindest den Generalimporteur. Recherchiert man sorgfältiger, dann stellt man allerdings schnell fest, dass man beim Einkaufen selbst erheblich näher an die eigentliche Quelle der Produkte herankommen kann.

Im Idealfall sollte man versuchen, beim Hersteller einer Ware direkt einzukaufen. Vielleicht gestaltet sich dies, vor allem bei Unternehmen aus dem Ausland, in Sachen Abwicklung und Kommunikation ein wenig schwieriger, als wenn wir beim Zwischenhändler vor Ort kaufen. Denken Sie aber immer darüber nach, dass diese Zwischenhändler ihre Unternehmen mit den Aufschlägen finanzieren, die Sie für eine bestimmte Ware bezahlen.

Wenn Ihr einziger Vorteil bei dieser Art von Einkauf ihre persönliche Bequemlichkeit ist, dann sollten Sie die Komfortzone dringend verlassen und stattdessen Erfahrungen mit dem Direkteinkauf sammeln. Und wer weiß: vielleicht führt diese Kehrtwende im Laufe der Zeit sogar dazu, dass Sie selber zusätzlich als Großhändler tätig werden und Ihrem Geschäftsmodell ein zweites Standbein verleihen.

 

Strategie 2: Nehmen Sie Ihre Lieferanten in die Pflicht

Als Online-Händler sind Sie selber der erste, der von guten Verkaufsergebnissen in Ihrem Shop profitiert. Direkt auf dem zweiten Platz der Liste der Profiteure folgt allerdings Ihr Lieferant. Und während Sie für jeden einzelnen Verbraucher, den Sie in Ihren Shop locken wollen, einen erheblichen Aufwand auf sich nehmen müssen, sitzt Ihr Lieferant ganz gemütlich an seinem Schreibtisch und streicht die Gewinne aus Ihrer Handelsaktivität ein.

Damit wir uns nicht falsch verstehen: einem zuverlässigen und fairen Lieferanten sei es gegönnt, dass er beim Verkauf seiner Produkte gutes Geld verdient. Allerdings sollte es ihm immer bewusst sein, dass jede erfolgreiche Aktivität, die Sie als Online-Händler in die Wege leiten, nur zu seinem Besten ist.

In der Praxis folgt aus diesem Grundsatz, dass Sie sich daran gewöhnen sollten, Ihre Lieferanten in die Pflicht zu nehmen. Damit sind nicht solche Partner gemeint, mit denen Sie lediglich alle paar Wochen oder Monate einmal einen bescheidenen Umsatz erzielen. Wenn Sie aber mit Lieferanten kooperieren, aus deren Lieferprogramm Sie Hunderte oder sogar Tausende von Produkten verkaufen, dann macht Sie das zu strategischen Partnern und Sie sollten sich dementsprechend einen anderen Umgang mit dem Unternehmen angewöhnen.

Nehmen Sie den Lieferanten in Bezug auf Konditionen und Lieferbedingungen in die Pflicht. Veranstalten Sie regelmäßige Innovations-Meetings, bei denen es darum geht, die Zusammenarbeit, den Abverkauf von Produkten und auch die Konditionen in beiderseitigem Interesse zu verbessern. Und fordern Sie von Ihrem Lieferanten ein aktives Entgegenkommen in Bezug auf alle Aktivitäten, die dazu führen, dass Sie mehr von seinen Produkten verkaufen.

 

Strategie 3: Bauen Sie auf das „Wir-Gefühl“

Früher war es völlig normal, dass zwischen Einkäufern und Verkäufern eine harte Hierarchie herrschte. Der Kunde stand in dieser Struktur weit oben und der Lieferant ebenso weit unten. Die Zeiten haben sich geändert. Heute bilden Einkäufer und Verkäufer im Idealfall ein harmonisches und gleichberechtigtes Team. Auf den ersten Blick scheint hiervon vor allem der Lieferant zu profitieren, dessen Rolle im Geschäftsleben durch diese Entwicklung aufgewertet wurde.

Allerdings kann sich auch sein Kunde freuen, da der partnerschaftliche Umgang auch für ihn Vorteile mit sich bringt. Wer sich nämlich dauerhaft in einer unterdrückten und benachteiligten Rolle sieht, der wird jede Gelegenheit ergreifen, eine günstige Situation für sich auszunutzen. So musste der Kunde früher immer auf der Hut sein, dass er von seinem Lieferanten nicht übervorteilt wurde.

Prägt man die Beziehung zu seinen Geschäftspartnern dagegen eher kooperativ, dann ergeben sich vielfältige positive Effekte. Der Lieferant fühlt sich als gleichberechtigter Partner geradezu verpflichtet, im Interesse seines Kunden zu handeln und wird Gelegenheiten nutzen, ihm seine Loyalität und Vertrauenswürdigkeit unter Beweis zu stellen. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie Ihren Lieferanten das Gefühl von Partnerschaftlichkeit und Fairness vermitteln können.

Achten Sie in diesem Zusammenhang vor allem darauf, einen freundlichen und kollegialen Umgang miteinander zu pflegen. Dies gilt vor allem für Situationen, in denen etwas schief gelaufen ist oder in denen es Konflikte zu lösen gilt. Beziehen Sie Ihre Lieferanten früh in strategische Planungen und Veränderungen ein und treten Sie öffentlich gemeinsam mit Ihnen auf. So sollten Sie sich immer dazu bereit erklären, dass Ihre Lieferanten Sie als Referenz benennen dürfen, Ihnen positive Statements zur Verfügung stellen und wichtige Partner auch ruhig im Rahmen Ihrer Pressearbeit erwähnen.

 

Strategie 4: Überprüfen Sie Ihr Sortiment kritisch

Eine eher indirekte Möglichkeit zur strategischen Verbesserung Ihrer Einkaufssituation besteht in der intensiven Beschäftigung mit Ihrem Sortiment. Letztlich werden Sie immer davon profitieren, wenn Sie auf Ihre besonders kooperativen Lieferanten mehr Produkte bündeln. Je höher das Einkaufsvolumen beim einzelnen Partner steigt, desto besser entwickelt sich Ihre Position im Rahmen von Verhandlungen.

Außerdem erleichtert es die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen, wenn Sie mit möglichst wenigen Partnern zusammenarbeiten. Natürlich müssen Sie bei dieser Form der Optimierung im Auge behalten, sich nicht in die vollständige Abhängigkeit zu einem einzelnen Lieferanten zu begeben. Eine gewisse Bündelung Ihrer Einkaufsaktivitäten ist dagegen sehr sinnvoll.

Um in diesem Zusammenhang optimale Entscheidungen treffen zu können, müssen Sie zunächst die Möglichkeit schaffen, Daten zu gewinnen und auszuwerten, die Ihnen genau zeigen, wie vorteilhaft der Verkauf eines bestimmten Produktes tatsächlich für Sie ist. Auf diese Weise können Sie im nächsten Schritt bestimmte Artikel aus Ihrem Sortiment entfernen und durch solche ersetzen, die sich positiver auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.

Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie durch die Entscheidung das Einkaufsvolumen bei einem bestimmten Lieferanten steigern und in der Folge einen zusätzlichen Rabatt erhalten. Sprechen Sie mit Ihren Herstellern und Großhändlern im Vorfeld offen über solche Pläne und ermutigen Sie die Partner dazu, Ihnen für bestimmte Veränderungen im Sortiment interessante Angebote zu unterbreiten und attraktive Vorteile einzuräumen.

 

Strategie 5: Profitieren Sie von langen Zahlungszielen

Der günstigste Kredit, den Sie als Händler erhalten können, ist der Waren- oder Lieferantenkredit. Wenn Sie zur Deckung Ihrer Liquidität heute zu einer Bank gehen und ein entsprechendes Darlehen aufnehmen, dann kommt Sie das teuer zu stehen. Zwar haben wir es insgesamt mit einem niedrigen Zinsniveau zu tun. Als kleines oder mittleres Unternehmen können Sie hiervon allerdings kaum profitieren. Ihre Bank wird Ihnen nämlich aufgrund Ihrer Unternehmensgröße in vielen Fällen einen hohen Risikowert zuordnen und diesen durch saftige Zinsforderungen ausgleichen. Mit anderen Worten: die Beschaffung von zusätzlicher Liquidität durch einen klassischen Bankkredit kommt Sie teuer zu stehen.

Ganz anderes sieht es beim Lieferantenkredit aus. Dieser ergibt sich für Sie durch das Zahlungsziel. Wenn Sie mit Ihren Herstellern oder Großhändlern zum Beispiel vereinbart haben, Ihre Rechnungen innerhalb von vier Wochen zu bezahlen, dann nutzen Sie während dieser vier Wochen ein kostenloses Darlehen in Höhe des aktuellen Rechnungsbetrages. Vor diesem Hintergrund sollten Sie einmal versuchen, Ihre Lieferanten dazu zu überreden, Ihnen ein verlängertes Zahlungsziel einzuräumen.

Es liegt auf der Hand, dass man Ihrem Wunsch vor allem dann entsprechen wird, wenn Sie bereits seit einer gewissen Zeit zusammenarbeiten und der Partner Sie als zuverlässigen Zahler kennengelernt hat. Wenn Sie bisher mit einem Zahlungsziel von vier Wochen gearbeitet haben und es Ihnen nun gelingt, den Lieferanten auf einen doppelten Zeitraum festzulegen, dann dupliziert sich damit gleichsam auch Ihr Kreditrahmen. Denken Sie daran, dass entsprechende Vereinbarungen beim nächsten Engpass in Sachen Liquidität verhindern können, dass Sie einen teuren Bankkredit in Anspruch nehmen müssen.

 

Strategie 6: Nutzen Sie gute Gelegenheiten zum Verhandeln

Als cleverer Einkäufer Ihres eigenen Unternehmens sollten Sie sich nie eine gute Gelegenheit entgehen lassen, mit Ihren Lieferanten bessere Konditionen zu vereinbaren. Auf der einen Seite sollten Sie sich gegenüber jedem einzelnen Partner ein festes Timing für Verhandlungsgespräche angewöhnen. Legen Sie hierzu zum Beispiel fest, dass Sie ein- oder zweimal pro Jahr über Preise und Konditionen sprechen wollen und arrangieren Sie die dazu nötigen Meetings so, dass sie abwechselnd bei Ihnen und in den Räumlichkeiten des Lieferanten stattfinden.

Darüber hinaus gibt es aber zusätzliche Gelegenheiten für Verhandlungen, die von bestimmten Ereignissen oder Entwicklungen abhängen. Ein wichtiger Indikator hierfür ist der konkrete Umsatz, den Sie mit dem jeweiligen Lieferanten erwirtschaften. Verändert sich dieser in einem auffälligen Umfang, dann ist das grundsätzlich eine gute Gelegenheit für eine Verhandlung.

Dies gilt auch dann, wenn sich der jeweilige Markt wandelt und dort beispielsweise neue Produkttrends oder auch neue Lieferanten auftauchen. Auch gesamtwirtschaftliche Entwicklungen bieten in vielen Fällen einen guten Anlass, um sich mit Partnern zu einem Verhandlungsgespräch zusammenzusetzen. Lassen Sie sich solche Gelegenheiten nicht entgehen und denken Sie immer daran, wie stark sich bereits ein kleiner Verhandlungserfolg mit einem wichtigen Lieferanten auf Ihr Jahresergebnis auswirkt.

 

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Über den Autor

Sebastian Huke

Sebastian Huke

Artikel des Autors

Sebastian Huke ist bereits seit 2011 Redakteur und Marketing-Manager beim E-Commerce-Magazin INTERNETHANDEL und seine Begeisterung für neue Geschäftsideen ist kein Geheimnis. Daher betreut er im Magazin sowie im Unternehmensblog die Bereiche Geschäftsideen und Gründung. So stellt Sebastian Huke regelmäßig neue Start-ups vor, führt Interviews, erarbeitet Gründerstorys und verfasst auch themenübergreifende Artikel in den Bereichen Online-Handel und Marketing.