Ratgeber Online-Handel: Die SEPA-Lastschrift und was Sie darüber wissen sollten

Ratgeber Online-Handel: Die SEPA-Lastschrift und was Sie darüber wissen sollten
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Kaum ein Thema beschäftigt den E-Commerce derzeit so stark wie die verbindliche Einführung der SEPA-Lastschrift ab Anfang 2014. Doch was hat es mit dem veränderten Zahlungsverfahren auf sich, was müssen Sie als Shop-Betreiber dabei beachten und welche Vorbereitungsschritte sollten Sie schon jetzt angehen? Wir haben die Antworten für Sie.

Die SEPA-Lastschrift und was Sie darüber wissen sollten

SEPA: Single Euro Payments Area

Die Abkürzung SEPA steht für Single Euro Payments Area, übersetzt ungefähr so viel wie „Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Doch was genau ist mit diesem kryptischen Begriff gemeint? SEPA bezeichnet ein europäisches Projekt, das zum Ziel hat, Zahlungsvorgänge innerhalb der Europäischen Union zu vereinheitlichen. Es soll künftig keinen Unterschied mehr machen, ob ein Betrag innerhalb eines Landes oder zwischen zwei Mitgliedsstaaten ausgetauscht wird. Das Programm soll dadurch natürlich den Zahlungsverkehr zwischen den teilnehmenden Ländern vereinfachen. Dies stellt unter anderem eine wesentliche Voraussetzung für einen florierenden innereuropäischen Online-Handel dar.

Also Shop-Betreiber werden Sie also insgesamt in jedem Fall von SEPA profitieren. Dies gilt natürlich vor allem dann, wenn Sie sich ausgiebig im Bereich des internationalen Handels innerhalb Europas betätigen. Das SEPA-System wirkt sich dabei auf die Zahlungsmethoden Überweisung, Lastschrift und Kartenzahlung aus. Bei Letzterem geht es um Zahlungen über das Elektronische Lastschriftverfahren, nicht um die Nutzung von Kreditkarten. Die eigentliche SEPA-Lastschrift unterscheidet sich in einigen Aspekten recht deutlich von der bisherigen nationalen Lastschrift in Deutschland. Diese wird übrigens zum 31.1.2014 abgeschafft, sodass ab dem 1.2.2014 nur noch SEPA-Lastschriften möglich sein werden. Da dieses Zahlungsverfahren von vielen Online-Kunden verwendet und von fast jedem Online-Händler angeboten wird, gilt es für Shop-Betreiber, sich rechtzeitig auf die veränderten Anforderungen und Voraussetzungen für die SEPA-Lastschrift einzustellen.

SEPA-Firmen-Lastschrift oder SEPA-Basis-Lastschrift?

Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei unterschiedlichen Versionen. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen vorgesehen. Im Online-Handel spielt sie daher nur dann eine Rolle, wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind. Im Wesentlichen entspricht die Firmen-Lastschrift dem in Deutschland gebräuchlichen Abbuchungsauftrag. Deutlich wichtiger für die E-Commerce-Branche ist allerdings die SEPA-Basis-Lastschrift. Diese dient nämlich dem Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen auf der einen und privaten Verbrauchern auf der anderen Seite.

Um einen Geldbetrag vom Konto eines Kunden einziehen zu können, benötigt man, wie auch schon beim herkömmlichen Lastschriftverfahren, dessen Einwilligung. Bankfachleuchte bezeichnen diese auch als Mandat. In Bezug auf das Mandat gelten für die SEPA-Basis-Lastschrift verschiedene Regeln und Vorschriften, die wir gleich noch näher vorstellen werden. Darüber hinaus gibt es aber weitere Auflagen, die Sie berücksichtigen müssen. Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikationsnummer und eine Mandatsreferenz. Außerdem müssen Sie die Vorabinformationspflicht beachten. Auch hierzu folgen gleich weitere Informationen.

Darüber hinaus ist es erforderlich, dass Ihr IT-System die neuen technischen Standards beherrscht und einhält. Zahlungen per SEPA müssen nämlich über das XML-Nachrichtenformat nach ISO 20022 vorgenommen werden. Hierüber sollten Sie rechtzeitig mit Ihrem Programmierer oder dem Anbieter Ihrer Shop-Software sprechen.

SEPA-Basislastschrift

(SEPA Core Direct Debit)

SEPA-Firmenlastschrift

(SEPA Business to Business Direct Debit)

Keine Einschränkung beim Debitor Debitor darf kein Endverbraucher sein
Voraussetzung: SEPA-Basislastschriftmandat (gültige Einzugsermächtigungen können umgedeutet werden) Voraussetzung: SEPA-Firmenlastschriftmandat (eine bestehende Abbuchungsaufträge können nicht umgedeutet werden, es muss zwingend ein Firmenlastschriftmandat eingeholt werden.)
Gültigkeit des Mandats bis auf Widerruf bzw. Gültigkeitsverfall nach 36 Monaten Nichtnutzung
Unterscheidung zwischen Erstlastschrift, Folgelastschrift, Einmallastschrift und letzter Lastschrift
Vorlauffrist bei der Bank des Debitors bei Erstlastschriften:
Mindestens 5 TARGET2-Arbeitstage und maximal 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin Mindestens 1 TARGET2-Arbeitstag und maximal 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin
Vorlauffrist bei der Bank des Debitors bei Folgelastschriften:
Mindestens 2 TARGET2-Arbeitstage und maximal 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin Mindestens 1 TARGET2-Arbeitstag und maximal 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin
Vorankündigungspflicht (Prenotification):
Jede Lastschrift muss unter Angabe von Betrag, Fälligkeitstermin, Gläubiger-ID und Mandats-ID durch den Kreditor mindestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin vorangekündigt werden. Die bilaterale Vereinbarung kürzerer Fristen ist möglich, ein Verzicht jedoch nicht. Die Vorankündigung muss auf jeden Fall vor Einreichung der Lastschrift bei der Bank versendet sein.
Prüfung der Lastschrift durch die Bank des Debitors:
Nicht erforderlich Erforderlich vor Einlösung der Lastschrift. Der Bank des Debitors muss eine Kopie des Mandats vorliegen.
Rückgabe der Lastschrift durch die Bank des Debitors (Interbank Settlement Date):
Bis 5 TARGET2-Arbeitstage nach Bankenverrechnung möglich Bis 2 TARGET2-Arbeitstage nach Bankenverrechnung möglich
Rückgabe der Lastschrift durch den Debitor:
Ohne Angabe von Gründen bis 8 Wochen bei autorisierten oder nicht autorisierten Lastschriften möglich Nach Einlösung einer autorisierten Lastschrift nicht möglich
Bis 13 Monate bei nicht autorisierten Lastschriften möglich Bis 13 Monate bei nicht autorisierten Lastschriften möglich (Bsp.: Mandat gegenüber dem Kreditor gekündigt, Bank des Debitors wurde aber nicht informiert)

 

* TARGET2-Arbeitstage: Alle Tage der Woche, ausgenommen: Samstag, Sonntag und TARGET2-Feiertage des europäischen Systems der Zentralbanken (1. Januar, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. Dezember und 26. Dezember)

Quelle: ibi research, E-Commerce-Leitfaden – Noch erfolgreicher im elektronischen Handel, 3. Auflage, Universität Regensburg 2012

 

Die Gläubiger-Identifikationsnummer

Eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Sie die SEPA-Basis-Lastschrift einsetzen können, besteht darin, dass Sie über eine gültige Gläubiger-Identifikationsnummer verfügen müssen. Hierbei handelt es sich um eine einzigartige Zeichenkombination, mit der Sie eindeutig identifiziert werden können. Dementsprechend darf es jede Identifikationsnummer im gesamten SEPA-Raum nur einmal geben.

Die Nummern werden daher zentral verwaltet und vergeben. Sie können Ihre persönliche Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen. Hierzu steht die Internet-Adresse www.glaeubiger-id.bundesbank.de zur Verfügung. Sie haben optional übrigens die Möglichkeit, mehrere Identifikationsnummern zu beantragen. Dies kann zum Beispiel bei größeren Unternehmen sinnvoll sein, die eingehende Zahlungen verschiedenen Abteilungen zuordnen wollen. Da Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer unbedingt spätestens ab dem 1.2.2014 benötigen, um Zahlungen per Lastschrift verarbeiten zu können, sollten Sie diese so früh wie möglich beantragen. Hierfür fallen keine Kosten an.

Das Mandat, der Mandatsvordruck und die Verpflichtung zur Schriftform

Im Zusammenhang mit der SEPA-Lastschrift ist immer wieder die Rede vom sogenannten Mandat. Hierbei handelt es sich im Prinzip noch nicht um eine Neuerung, da damit nichts anderes gemeint ist als das verbindliche Einverständnis des Verbrauchers, dass Sie als Shop-Betreiber berechtigt sind, eine Zahlung von seinem Konto einzuziehen. Bei der herkömmlichen Lastschrift ließ sich die Erteilung des Mandats vollständig online abwickeln. Das ist bei der SEPA-Lastschrift allerdings anders: Hier benötigen Sie als Online-Händler das Mandat Ihres Kunden in schriftlicher Form.

Zur Durchführung sind Sie dabei verpflichtet, Ihrem Kunden einen Mandatsvordruck zur Verfügung zu stellen. Hierzu bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten an. Sie können alle relevanten Daten des Kunden während der eigentlichen Bestellung sammeln und ihm einen entsprechenden Mandatsvordruck dann gemeinsam mit Ihrer Lieferung, per separater Post oder auch per E-Mail zum Selbstausdrucken übersenden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, dass Sie dem Besteller ein noch nicht ausgefülltes Formular übersenden, in das er dann die benötigten Informationen selber einträgt.

Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob das Mandat Sie zur einmaligen oder zur wiederholten Einziehung von Geld berechtigen soll. Im Online-Handel geht es in der Regel um einmalige Zahlungen. Wenn Sie allerdings Abonnements anbieten, kann sich das auch anders darstellen. Neben dieser Festlegung muss jedes Mandat eine eindeutige Mandatsreferenz enthalten. Hierbei handelt es sich um eine Zeichenfolge mit einer Länge von maximal 35 Zeichen, die von Ihnen selber vergeben wird. Sie können zum Beispiel eine Kunden- oder Bestellnummer verwenden.

Wichtig ist nun, dass Ihnen der Kunde das Mandat in originaler Form übermittelt. Hierzu reicht weder eine Übersendung per E-Mail, noch eine Übermittlung per Fax. Stattdessen muss das Mandat Ihnen im Original vorliegen und von Ihnen bis zum Ablauf von 14 Monaten nach der letzten eingezogenen Lastschrift aufbewahrt werden.

Die Pflichtangaben des Mandatsvordrucks

Jedes SEPA-Mandat muss eine Reihe von Angaben und Informationen beinhalten. Hierbei handelt es sich um:

  • Überschrift
  • Mandatsreferenz
  • Name des Zahlungsempfängers
  • Einzugsermächtigung und Einlösungsanweisung
  • Hinweis auf Erstattungsrechte
  • Informationen zum Zahlungspflichtigen
  • Informationen zum Zahlungsempfänger
  • Angabe der Zahlungsart
  • Ort, Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen
  • Rechtlicher Hinweis

Überschrift

Hier muss eine Überschrift gewählt werden, aus der eindeutig hervorgeht, dass es sich bei dem Formular um ein SEPA-Lastschriftmandat handelt.

Mandatsreferenz

Die Mandatsreferenz haben wir bereits behandelt. Diese können Sie als Online-Händler selber festlegen. Sie darf eine Länge von 35 Zeichen nicht überschreiten.

Name des Zahlungsempfängers

Hier muss neben Ihrem Firmennamen auch Ihr Firmenlogo auftauchen.

Einzugsermächtigung und Einlösungsanweisung

Hierbei handelt es sich um den rechtlich verbindlichen Text, mit denen der Zahlungspflichtige Ihnen die Genehmigung zur Belastung seines Kontos erteilt und das ausführende Kreditinstitut gleichzeitig anweist die Zahlung auszuführen.

Hinweis auf Erstattungsrechte

An dieser Stelle müssen Sie den Zahlungspflichtigen darauf hinweisen, dass er innerhalb von acht Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastung gegenüber seiner Bank einen Erstattungsanspruch geltend machen kann.

Informationen zum Zahlungspflichtigen

Die Angaben zum Zahlungspflichtigen müssen dessen Namen, Anschrift und seine IBAN enthalten. Bis zum 1.2.2014 muss für Inlandszahlungen außerdem die BIC angegeben werden. Für grenzüberschreitende Zahlungen ist die BIC bis zum 1.2.2016 erforderlich.

Informationen zum Zahlungsempfänger

Die Angaben über den Zahlungsempfänger müssen dessen Namen, Anschrift und die Gläubiger-Identifikationsnummer enthalten.

Angabe der Zahlungsart

Hier muss schriftlich fixiert sein, ob es sich um eine einmalige oder um eine wiederkehrende Zahlung handelt.

Ort, Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen

Das Mandat muss vom Zahlungspflichtigen eigenhändig unterschrieben werden. Datum und Ortsangabe beziehen sich auf den Zeitpunkt der Unterzeichnung.

Rechtlicher Hinweis

An dieser Stelle müssen Sie dem Zahlungspflichtigen einen Hinweis darauf geben, dass er von seiner Bank ein Merkblatt erhalten kann, das ihn über seine Rechte hinsichtlich des SEPA-Mandats aufklärt.

 

Die Vorankündigungspflicht

Im Unterschied zur normalen Lastschrift sind Sie beim SEPA-Verfahren dazu verpflichtet, Ihren Kunden im Voraus über den exakten Zeitpunkt der Kontobelastung zu informieren. Der Gesetzgeber hat hierzu eine Frist von 14 Tagen festgelegt. Im Rahmen einer Variante zur SEPA-Basis-Lastschrift, der COR1-Lastschrift, wird es ab November 2013 möglich sein, diese Vorabfrist auf bis zu 5 Tage zu verkürzen.

Die Vorabinformation muss dabei das Fälligkeitsdatum, den genauen Betrag, Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz enthalten. Es bietet sich an, diese Informationspflicht innerhalb Ihrer Regelkommunikation zu integrieren. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn es sich bei dem Besteller und dem Zahlungspflichtigen um dieselbe Person handelt.

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