Die EAN und der Verkauf bei Amazon: So gelangen Online-Händler an den notwendigen Code

Die EAN und der Verkauf bei Amazon: So gelangen Online-Händler an den notwendigen Code
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Als Online-Händler, der seine Produkte unter anderem auch über den Amazon-Marktplatz verkauft, haben Sie sicher schon einmal mit dem sogenannten EAN zu tun gehabt. Hierbei handelt es sich um die eindeutige Produktkennzeichnung, die der Konzern von seinen Handelspartnern fordert, wenn sie Produkte einstellen wollen, die bisher nicht im Amazon-Katalog vertreten sind. Während die meisten Artikel am Markt bereits über eine EAN verfügen, gibt es immer wieder Fälle, in denen Sie selber dafür verantwortlich sind, einen entsprechenden Code zu liefern. Wir erklären Ihnen, was es mit den unterschiedlichen Warencodes auf sich hat und wie Sie als Online-Händler an eigene EANs gelangen.

EAN und der Verkauf bei Amazon

UPC, EAN, GTIN, ISBN oder ASIN: Der rote Faden im Dschungel der Warencodes

Wir leben heute in einer Welt unzähliger Produkte, die in millionenfachen Warenströmen quer über den gesamten Globus verteilt, gehandelt und geliefert werden. Schon früh haben Menschen begonnen, darüber nachzudenken, dass sich viele Abläufe einfacher, bequemer und sicherer gestalten lassen, wenn alle gebräuchlichen Artikel über eine eindeutige Identifikationsnummer verfügen, anhand derer man sie identifizieren und unterscheiden kann. Mittlerweile stehen für rund 90 Prozent aller Waren auf der ganzen Welt transparente und einheitliche Codes zur Verfügung, ohne die der internationale Handel nicht mehr denkbar wäre.

Den Anfang in Bezug auf eine einheitliche Regelung machten hierbei die USA. Bereits im Jahr 1973 wurde dort der sogenannte Universal Product Code (UPC) eingeführt. Es handelt sich um eine 12-stellige Nummer, mit der sich alle in den USA gehandelten Waren eindeutig identifizieren lassen. In Europa erfolgte die Gründung der European Article Association im Jahr 1977. Die Organisation führte unter der Bezeichnung EAN (European Article Number) einen eigenen Code ein, der insgesamt 13 Ziffern umfasste. Diese Nummer basiert grundsätzlich auf dem US-amerikanischen UPC, setzt aber eine führende Null ein, um auf eine 13-stellige Ziffernfolge zu kommen. Mittlerweile setzt sich zunehmend die sogenannte GTIN (Global Trade Item Number) durch. Dieser bislang neueste Code zur Produktkennzeichnung fasst alle bisherigen Kennzeichnungen zusammen und setzt führende Nullen ein, um die bisherigen 12- und 13-stelligen Codes weiterverwenden zu können.

Der Einsatz eindeutiger Identifizierungen von Waren und Produkten bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich:

  • Eindeutige Identifizierbarkeit fast aller weltweit gehandelten Artikel
  • Vermeidung von Tipp- und Übertragungsfehlern oder anderen Irrtümern
  • Deutliche Erleichterung in Bezug auf den internationalen Warenverkehr
  • Optimale Möglichkeiten zur automatisierten Lagerhaltung
  • Schnellere Erfassung von Waren an den Kassen von Verbrauchermärkten
  • Verzicht auf die Preisauszeichnung von Produkten in Ladengeschäften

Neben den bereits vorgestellten allgemeinen Warennummern sind am Markt weitere Code-Systeme vertreten. Bei der sogenannten ISBN (International Standard Book Number) handelt es sich um das bekannteste und auch das älteste System, das bereits 1968 eingeführt wurde und bis heute der Kennzeichnung von Büchern, Multimedia-Produkten und Software dient. Die ISBN ist dabei mittlerweile kompatibel zur EAN, sodass auch Bücher in Warenwirtschaftssysteme übernommen werden können, die auf der EAN-Codierung beruhen. Einen Sonderfall bildet darüber hinaus die ASIN (Amazon Standard Identification Number). Hierbei handelt es sich um einen 10-stelligen alphanumerischen Code, der durch die Amazon-Versandhäuser eingeführt wurde und der die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern im Internet und die interne Datenverarbeitung bei Amazon erleichtern soll.

Verkaufen bei Amazon: Ohne den richtigen Code geht es nicht

Wenn Sie als Online-Händler Produkte bei Amazon verkaufen wollen, dann benötigen Sie zwingend entweder die ISBN, die EAN, den UPC oder die ASIN. Im Regelfall stellt dies kein Problem dar, da die entsprechenden Codes frei verfügbar sind. Bei Büchern oder Software wird die ISBN unmittelbar auf das Produkt selber aufgedruckt. Auf anderen Handelswaren findet sich die EAN oder der UPC meist auf der Verpackung. Die ASIN ist Bestandteil der Produktdetailseiten von Artikeln innerhalb der Amazon-Marktplätze.

Befindet sich ein Produkt, das Sie verkaufen wollen, also bereits im Amazon Katalog, dann erfolgt die Einstellung auf sehr einfache Weise: Geben Sie einfach die ISBN, die EAN, den UPC oder den ASIN ein, wenn Ihnen eine dieser Ziffernfolgen bereits bekannt ist. Alternativ können Sie auch die normale Artikelsuche bei Amazon verwenden, um gezielt Produkte zu finden. Problematisch wird es allerdings dann, wenn Sie ein Produkt anbieten wollen, das bisher noch nicht über eine internationale Identifikationsnummer verfügt. Dies kann unter anderem dann der Fall sein, wenn Sie einen Artikel selber herstellen oder modifizieren oder wenn der jeweilige Hersteller selber bisher noch keine EAN für sein Produkt beantragt hat.

In dieser Situation müssen Sie sich selber um eine EAN für das Produkt bemühen. Bedenken Sie, dass ein Verkauf von Waren bei Amazon grundsätzlich nicht möglich ist, wenn der Artikel nicht über einen internationalen Warencode verfügt. Es ist also zwingend erforderlich, dass Sie sich selber mit der offiziellen Registrierung des Produktes beschäftigen. Angesichts der Komplexität des Themas erscheint dieser Vorgang auf den ersten Blick sehr kompliziert. Eine nähere Beschäftigung mit der Materie zeigt allerdings, dass es auch für kleine oder mittlere Händler ohne größere Probleme möglich ist, eine EAN für eigene Produkte zu erhalten. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie hierzu vorgehen sollten.

GS1 Germany: Der Zugang zu individuellen EAN-Codes für Amazon

Die GS1 (Global Standards One) ist ein US-amerikanisches Unternehmen, das weltweit für die Vergabe von GTINs zuständig und neben den beiden Hauptsitzen in New Jersey und in Brüssel mit nationalen Organisationen in mehr als 100 Ländern vertreten ist. Das weltweit aktive Unternehmen finanziert sich durch die kostenpflichtige Vergabe von eindeutigen Nummern, die an Hersteller und Händler verkauft werden. Die Anfänge der GSI gehen auf den Beginn der 1970er Jahre zurück. Zu dieser Zeit firmierten entsprechende Organisationen allerdings noch unter anderen Namen. Seit 1974 gibt es auch in Deutschland eine eigenständige Vertretung, die heute unter der Bezeichnung GS1 Germany agiert und hier unter anderem für das Artikelnummernsystem GTIN zuständig ist.

Wenn Sie also als Online-Händler eigene Produkte selber mit einer EAN ausstatten wollen, dann ist die GS1 Germany der richtige Ansprechpartner für Sie. Der komplette Prozess gliedert sich dabei in die vier folgenden Schritte:

Schritt 1: Das GS1 Complete Leistungspaket

Um die Möglichkeit zur Erstellung eigener EANs zu erhalten, benötigen Sie das GS1 Complete Leistungspaket. Mit diesem erhalten Sie die grundlegende Ausstattung für die eindeutige Identifikation eigener Produkte. Wichtigster Bestandteil ist die sogenannte GLN (Globale Lokationsnummer). Hierbei handelt es sich um einen 7-, 8- oder 9-stelligen Code, mit dem zunächst Ihr eigenes Unternehmen eindeutig identifiziert wird. Die endgültige Länge dieser Basisnummer bestimmen Sie selber. Da die eigentlichen Artikelnummern grundsätzlich über 13 Stellen verfügen, gilt hier: Je kürzer die Basisnummer, desto mehr freie Kapazität steht Ihnen später bei der Generierung Ihrer eigenen Artikelnummern zur Verfügung.

Schritt 2: Zugang zum GS1 Complete Portal

Nachdem Sie das GS1 Complete Leistungspaket bestellt haben, erhalten Sie in der Regel innerhalb von zwei Arbeitstagen Ihre persönliche GLN und damit auch den Zugang zum GS1 Complete Portal, in dem Sie künftig Ihre eigenen Artikelnummern verwalten und organisieren. Hierbei handelt es sich um eine webbasierte Schnittstelle, die Sie bequem vom eigenen Rechner aus aufrufen und nutzen können. Innerhalb des Portals stehen Ihnen eine Reihe von Hilfestellungen zur Verfügung, die speziell auf die Fragen und Bedürfnisse von Herstellern und Händlern abgestimmt sind, die sich erstmalig mit der Erstellung eigener EANs beschäftigen.

Schritt 3: Erstellung individueller Artikelnummern

Jede EAN verfügt grundsätzlich über 13 Ziffern. Die ersten sieben, acht oder neun Stellen des Codes enthalten Ihre persönliche Basisnummer (GLN). Die letzte Stelle ist für eine individuelle Prüfziffer reserviert, sodass Ihnen je nach gewählter Länge der GLN noch fünf, vier oder drei Stellen zur Vergabe eigener Artikelnummern bleiben. Diese können Sie frei wählen und zum Beispiel fortlaufende Nummern wie 0001, 0002, 0003 usw. festlegen. Um an die passende Prüfziffer zu gelangen, steht Ihnen auf den Internetseiten der GS1 Germany ein kostenloser Prüfziffernrechner zur Verfügung. Alternativ können Sie sich durch das Unternehmen auch eine vollständige Liste sämtlicher Prüfziffern für alle Artikelnummern erstellen lassen.

Aufbau eines EAN-Codes

Schritt 4: Generierung und Prüfung der benötigten Barcodes

Im letzten Schritt geht es nun darum, Ihre Produkte mit den passenden, maschinenlesbaren EAN-Barcodes auszustatten. Auch hier stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Barcodes als Grafikdateien direkt bei der GS1 Germany bestellen, Ihre Hausdruckerei oder einen externen Dienstleister mit deren Herstellung beauftragen oder eine professionelle Software erwerben, mit der Sie die benötigten EAN-Barcodes selber erstellen. Sobald Sie Ihre Produkte nun mit der eindeutigen Artikelnummer ausgestattet haben, können diese weltweit identifiziert und automatisch gescannt werden.

Die Kosten für die Erstellung der eigenen EAN
(Stand: Mai 2013)

Natürlich ist die Inanspruchnahme der Leistungen der GS1 Germany für Sie als Online-Händler nicht kostenlos. Die konkreten Gebühren für die Erstellung eigener EANs setzen sich aus zwei verschiedenen Faktoren zusammen:

  • Bereitstellungspreis für die Erstellung der persönlichen Basisnummer GLN
  • Jährlicher Preis für die Nutzung des GS1 Systems

Die Kosten für die Bereitstellung richten sich danach, wie viele eindeutige Artikelnummern Sie maximal verwenden wollen. Hiervon ist wiederum abhängig, welche Anzahl an Ziffern Ihre Basisnummer aufweist und wie viele Stellen für individuelle EANs übrigbleiben. Wenn Sie mit einer Gesamtzahl von 1.000 EANs auskommen (hierzu nutzen Sie eine 9-stellige Basisnummer), dann berechnet die GS1 Germany eine einmalige Gebühr in Höhe von 230,00 Euro. Bei einem Bedarf von bis zu 10.000 Artikelnummern (8-stellige Basisnummer) belaufen sich die Kosten auf 330,00 Euro und bei bis zu 100.000 Artikelnummern (7-stellige Basisnummer) auf 530,00 Euro. Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Die jährlich anfallende Gebühr für die Nutzung des GS1 Systems berechnet sich nach Ihrem Jahresumsatz. Liegt dieser bei unter 5 Millionen Euro, dann beträgt der Jahrespreis derzeit 150,00 Euro. Für Umsätze zwischen 5 Millionen und 25 Millionen Euro berechnet das Unternehmen 420,00 Euro und bei einem Jahresvolumen von 25 Millionen bis 50 Millionen Euro fallen 670,00 jährliche Kosten an. Auch diese Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Problematisch ist dieses grundsätzlich faire und transparente Preismodell, wenn Sie als Online-Händler nur sehr wenige Produkte mit eigenen EAN-Codes ausstatten wollen. Soll nur ein einziges Produkt registriert werden, dann belaufen sich die Gesamtkosten für Unternehmen mit weniger als 5 Millionen Euro Jahresumsatz im ersten Jahr auf 380,00 Euro und in jedem Folgejahr auf weitere 150,00 Euro. Hier gilt es auszurechnen, ob dieser finanzielle Aufwand in einem positiven Verhältnis zu den jeweiligen Gewinnerwartungen steht. Bereits ab einer Anzahl von beispielsweise zehn Produkten, für die Sie eigene Artikelnummern benötigen, stellt sich die Kalkulation wesentlich ausgewogener dar. Hier fallen pro Artikel im ersten Jahr 38,00 Euro und in den Folgejahren 15,00 Euro an.

Bei eigenen Recherchen im Internet werden Sie schnell auf Angebote von Dienstleistern stoßen, die Ihnen kleine Kontingente an individuellen Artikelnummern zu deutlich geringeren Kosten anbieten. Entsprechende Offerten sollten Sie allerdings im Vorfeld sehr gründlich überprüfen, da es sich um Betrugsversuche handeln könnte. Darüber hinaus sollten Sie sicher sein, dass entsprechende Unternehmen auch tatsächlich so lange am Markt bestehen bleiben, wie Sie die Artikelnummern benötigen. Sicherer ist es in jedem Fall, sich die erforderlichen Codes direkt bei GS1 Germany zu beschaffen.

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